כמו צחצוח שיניים בבוקר, כמו להכין חביתה או כמו להזמין מונית – שליחת זימון ביומן לפגישה הינה פעולה פשוטה, בסיסית, קלה ושלא לוקחת יותר מדקה או שתיים. ובכל זאת, הרבה אנשים מצליחים להסתבך או לסבך אותה יתר על המידה.
ראשית, הבא ונגדיר מהו הקלנדר: זהו הכלי שבו אנשים אחרים קובעים לך מה לעשות ומתי. ברוב המקרים הזימון ביומן הינו זניח, עוד קוביה מלבנית בלו"ז השבועי. אלמלא אתם עובדים עם פנקס ועט, או שיש לכם פגישה או שתיים בשבוע, סביר שהיומן שלכם מלא בפגישות רבות, מול חברות שונות, עם נושאים שונים, ביחד עם אנשים שונים ודרך אמצעים שונים. לכן, במקרים לא מבוטלים זה גורם לבלבול ואפילו מוביל לשרשרת טעויות מביכות, מיותרות, מלחיצות ומעצבנות. או במילה פשוטה – חובבניות.
פגישה עם החדר הורוד
לא, אני לא מגזים. הנה אוסף של דוגמאות (שליליות) קלאסיות של זימונים שיצא לי לקבל:
– "פגישה" בכותרת – כאילו דא!
– פגישה בחדר הורוד – מגניב שיש לכם חדר ישיבות ורוד, אבל מה הכתובת שלכם?!
– חידון הפגישה השבועי – שם החברה שלכם בכותרת, אבל אתה לא יודעים עם מי ובאיזה נושא.
– "יונתן" בכותרת – סבבה, אני יודע את שמי, אבל מה שם הפגישה?
– חפש את המטמון – זימון למשרדי החברה עם כתובת של בניין גורד שחקים, אך בלי קומה, איש קשר, ואף לא טלפון לבירור.
– עברית לכל – זימון פגישה בעברית למשתתפים בשפות זרות.
– פגישת טלפטיה – שיחת וידאו בלי לינק.
– מחבואים – אתה עולה לשיחת וידאו בלינק של זום, והצד השני עולה לשיחת וידאו של גוגל הנג-אווט.
תלמדו לשלוח זימון
הדוגמאות הנ"ל נשמעות משעשעות ותא לאו, אך במספר לא מבוטל של פעמים נוצר בלבול מביך ומיותר בגלל שמישהו/י פשוט לא יודעים לשלוח זימון. אז להלן מדריך מקוצר ופשוט לשליחת זימון. גזור/לשמור או לשלוח למזכיר/ה לפעולה:
כותרת
– הזימון צריך להיות ברור ממבט חטוף בתצוגת הקלנדר השבועי.
– כותרת הזימון צריכה להגדיר את הסוג הזימון, המעורבים והמהות.
– אני משתמש בפורמט הבא: אופן הפגישה (MTG, VIDEO, CALL); שם החברה/שלי <> שם החברה/פרטי+משפחה של הצד השני – מהות הפגישה.
דוגמא: MTG: Jonathan (Whichit) / Mark (Facebook) – Product Brief
מועד ומשך הפגישה
– רוב מוחלט של זימוני הפגישות הינן בלוק של שעה. למה?! תחשבו יעיל ואפקטיבי ותקציבו את הזמן הנדרש לפגישה ולא יותר.
– שיחות טלפון הינם לא יותר מחצי שעה זימון ופגישות יעילות לא יעלו על 45 דקות.
מיקום
– חוק יסוד – תוודאו שלחיצה על המיקום בזימון תוביל למיקום הנכון בגוגל מפות / וויז. על כן, יהיה כתובת בלבד ולא.
– אם כתובת המשרד – מוסיף בהערות הסבר על הכניסה לבניין, קומה וכדומה, וכן פירוט על חניה אם צריך.
– אם בית קפה/מסעדה – לוודא שהכתובת הינה של מיקום הסניף הרצוי, ולא סתם לרשום "ארומה".
– במידה ואתם חברה גדולה הכוללת מזכירות, תוסיפו את הטלפון של המזכירה לעזר. ככה למי שמגיע אליכם לפגישה יהיה למי להתקשר כאשר אתם לא זמינים
פגישת וידאו
– אם אתם עושים זום, תבטלו את הזימון של גוגל הנג-אווט.
פגישת טלפון
– תרשמו את הטלפון שלכם בהערות הזימון.
– ותבטלו את הזימון של הגוגל הנג-אווט.
אורחים
– כאשר פגישה קבוצתית, להקפיד להכליל את כלל האנשים שהיו בלופ הנושא. אל תסמכו שאם זימנם את מנהל הצוות, גם שאר אנשי הצוות יגיעו אם לא כיתבתם אותם.
– אנשים שאינם מחוייבים בפגישה – לסמן כאופציונאלי.
– ממליץ בחום לוודא שמי שזימנתם אכן קיבל את הפגישה (וי ירוק), אחרת תמצאו את עצמכם חוגגים את הקיץ של אביה.
הערות הפגישה
– פה ניתן לציין את שם החדר הישיבות ופרטים נוספים על הפגישה.
– זהו שדה שמעט מאד אנשים משתמשים בו, מאידך הוא יכול להיות מאד יעיל לתת לכם תזכורת זריזה לנושא הפגישה המיועדת.
– תנצלו שטח זה לשים אג'נדה לפגישה, העתק/הדבק תוכן רלוונטי מהתכתבות המייל, דגשים או נקודות שאתם רוצים לכסות בפגישה.
ונקודה אחרונה ששווה להזכיר, לצערי בעיקר לקהל הישראלי, תגיעו בזמן לפגישה! כן, גם אם היא בזום או טלפונית.
