באחד המקרים, פונה אלי ה Supply Planner  בצוות שלי שאחראית על תכנון החמר והאספקות הבין מפעליות: "מירב , הודו אומרים שהם לא צריכים את כל הכמות ממוצר X. הם אומרים עכשו שהם צריכים בערך עשירית. אנחנו כבר ייצרנו כאן הכל וזה מוכן למשלוח. מה עושים?" אני שואלת: "ייצרנו יותר ממה שהזמינו?" עונה :"לא, ייצרנו בדיוק לפי הכמות בהזמנת הרכש. מסתבר שהפלאנר בהודו שהקליד את הזמנת הרכש פשוט טעה ב "0"….הזמין פי 10 מהכמות הנדרשת…."…המשכתי בתחקיר הארוע – בדקתי מול הפלאנר המקומי במפעל הייצור שלנו ומנהל הקו להבין איך לא עלו הם על כמות שהיא בסדר גודל כזה? התשובה היתה שהכמות באופו כללי לא היתה חריגה למוצר כזה, ו"הודו לפעמים אוהבים להזמין מלאי לחצי שנה – שנה קדימה" אז זה לא נראה חשוד…זה לא הפריע מבחינת תוכנית הייצור לאספקות האחרות ולכן לחצו על הגז וייצרו הכל…" . טוב למי שמכיר אותי יודע שקרו שני דברים. קודם כל בוודאי שהודו קבלו את כל הכמות שהזמינו (שהמלאי ישב עליהם מה….) וכן הגדרתי תהליך בקרה על אישור הזמנות הרכש לבדיקת מקרים חריגים כאלה.

נשמע לכם מוכר?
תהליכים רבים בארגונים עדיין מטופלים באופן ידני. הם איטיים ורגישים לטעויות אנוש בדיוק כמו בדוגמא שהצגתי.
עובדים המזינים פרטים באופן ידני לתוך גיליונות אלקטרוניים, ל- ERP  או למסמכי נייר. מחלקות כמו שירות לקוחות, חשבונאות, משאבי אנוש, משפטית, תכנון,  רכש ואפילו IT – עדיין מסתמכות על תהליכי מורשת עתירי עבודה.

שחיקה ותחלופת עובדים גבוהה
מה שמעניין זה שפעמים רבות, עובדים ברמה גבוהה ביותר – מהנדסי תעשיה וניהול, כלכלנים, חשבים, לא רואים כבר את הסזיפיות שבתהליכים ולצערי הרבה פעמים לא יוזמים בעצמם את השיפור התהליכי עי אמצעים אוטומטיים. האופי המונוטוני של תהליכים עסקיים יומיומיים רבים לא מאתגר את העובדים ומוביל לרמה גבוהה של תחלופה ועלויות תקורה.

עקומת למידה יקרה בעת שינוי תהליך/ שדרוג מערכת
בתרחישים כאלה, עובדים נדרשים לעבוד עם סוגים שונים של יישומים ולהתמחות במספר פונקציות שונות. כאשר תהליכים מתחדשים, מדיניות משתנה או תוכנה משודרגת, עובדים נדרשים ללמוד מחדש איך לבצע את עבודתם. התהליכים הידניים האלה ועקומת הלמידה הנדרשת לשינויים צורכים זמן עובדים רב ויקר ויכולים לגרום לעיכובים רבים.

טעויות
תהליכים ידניים גורמים גם לטעויות. עובדים לעתים לא מרוכזים, עייפים או עמוסים, הגורמים להזנת נתונים שגויה, שגיאות דפוס ושגיאות אחרות. לפעמים הטעויות האלה יכולות להיות יקרות למדי עבור ארגונים, כאשר סכומים לא נכונים משויכים לחשבונות לא מתאימים או מועדי אספקה משתבשים. תראו את דוגמת ה "פי 10 " מלמעלה. וכמה טעיות בתאריכי אספקה מבוקשים גילינו במהלך השנים…

בכל פעם שהארגונים מחפשים דרכים כדי לשפר את היעילות, הפרודוקטיביות ואת מהירות ההגעה לשוק, ההסתמכות על תהליכים ידניים אלה משאירה אותם מאחור ומאיטה את ההתקדמות.

ניתן להתמודד עם האתגרים הללו באמצעים פשוטים כגון דוחות אוטומטיים יותר מה ERP , ברירות מחדל במסכים, הגדרת בקרות ממוחשבות בהקלדות אבל אפשר להתקדם וליישם פתרון באמצעות אוטומציה רובוטית של תהליכימ . RPA – Robotic Process Automation

אז מה זה בדיוק RPA?
RPA הוא נושא חדשני יחסית. ארגונים נמצאים בתהליכי אימוץ של טכנולוגיה זו, ולאחרונה החלו להבין וליהנות מהתועלות הרבות הכרוכות ביישומה. בהגדרתה, תוכנת RPA היא תוכנה המחקה (mimic) ומשלבת פעולות אנושיות/ידניות במערכות דיגיטליות, במטרה לבצע אופטימיזציה ואוטומציה של תהליכים תפעוליים שמבצעים העובדים. לצורך המחשה – מי שמכיר את פונקציית ההקלטה באקסל "מקרו" , יש כאלה גם במערכות ERP (לפחות ב PRIORITY) אז זה זה והרבה יותר.

בהתאם לכך, תוכנה כזו מבטלת את הצורך שעובדים יבצעו משימות שחוזרות על עצמן, כמו הזנת/שליפת/עדכון נתונים במערכות הדיגיטליות, ומבצעת אותן במקומם. היא מתוכננת כך שתוכל לבצע את התהליך הנדרש תוך מעבר בין סוגי תוכנות ויישומים שונים בסדר נתון (Workflow), וכן תוך העברת נתונים בין יישומים שונים, לרבות עריכתם ושמירתם, הפקת דוחות תגובה לאירועים מסוימים ויצירת תקשורת עם יישומים אחרים. כמו כן, תוכנת RPA יכולה לאסוף נתונים מיישומים שונים, לבצע עליהם עבודה מסוימת (כמו הפעלת נוסחה באקסל על נתונים שנשלפו או צורפו מיישומים אחרים) ולשמור את הנתונים היכן שנדרש.

איזה תוכנות RPA קיימות בשוק?
ככלל, תוכנות RPA הן תוכנות גמישות שניתנות לשימוש בארגונים מתחומים וגדלים שונים – מחברות קטנות (סטרטאפים, למשל) ועד ארגונים גדולים ומורכבים (כמו חברות ביטוח או בנקים) – והן נחלקות לשני סוגים עיקריים:

1. בוטים ברי תכנות (Programmable Bots) – בוטים המסוגלים לבצע אוסף של הוראות/חוקים, על פי כללים שמגדיר המשתמש או המתכנת. לשם כך, יש למפות את התהליך צעד אחר צעד, ולהגדיר את הכללים באמצעות ממשק מיוחד שהתוכנה מספקת.

2. בוטים אינטליגנטיים (Intelligent Bots) – בוטים המשתמשים בבינה מלאכותית, ומסוגלים לנתח נתונים וללמוד כיצד העובדים מבצעים את התהליך. הבוט עוקב אחר הקליקים במסך, תנועות עכבר ופעולות שהעובד מבצע. לאחר פרק זמן מסוים ולאחר שהבוט צבר מספיק נתונים, הוא מסוגל לבצע את התהליך בעצמו. בוטים אינטליגנטים בעלי יכולות לימוד עצמיות, מתאימים יותר לביצוע תהליכים בהם נדרש לטפל בנתונים לא מובנים (Unstructured Data) תהליכים בהם הפרמטרים של התהליך משתנים באופן תדיר.

היתרונות של יישום מערכות מבוססות RPA

– מניעת טעויות ושיפור העקביות בביצוע הפעולות

– יכולת לנצל את העובדים למשימות בעלות ערך רב יותר

– שיפור בשביעות הרצון של עובדים (פחות ביצוע פעולות שחוזרות על עצמן)

– ביצוע הפעולות בקבועי זמן ברורים וברי חיזוי

– שימור נתיבי בקרה על הפעולות שבוצעו

– זיהוי מצבי קיצון וגילוי חריגים ומתן התראות

דוגמאות ליישום RPA בארגון:
הדוגמאות ליישומי RPA הן רבות, ולכן נציג כאן רק מספר קטן שלהן, אם כי מרכזי:
– משאבי אנוש – הזנת טפסים עבור עובד חדש, שינויים בתנאי העסקה של עובד, הזנת טפסים עם סיום העסקת עובד וכד'.
– יישומים פיננסים – הזנת נתונים ספקים או לקוחות, שיוך תקבולים לחשבונות, ביצוע התאמות, בקרה פיננסית, תהליך הקצאת הון וכד'.
– מערכות המידע – הקמת משתמש חדש במערכות המידע, מעקב אחר מלאי ציודים לעובד וכד'.
– חברת ביטוח – פתיחת פוליסות וניהול הניירת הכרוכה בכך, תהליכי גביה מבעלי פוליסות, טיפול בתביעות, תשלום תביעות וכד'.

חלק מהתהליכים התפעוליים הנ"ל יכולים לחייב טיפול ע"י מחלקות שונות ולא רק ע"י מחלקה בודדת. במקום להתכתב בין מחלקות או לייצר התראות לכל מחלקה, מערכת RPA יכולה לבצע את כל התהליך תוך חסכון בזמן של כל הצדדים המעורבים – ובעיקר תוך ביצוע עקבי ומדויק של כל ההיבטים בתהליך.

אופני יישום ועלויות
ספקי תוכנות RPA מספקים בדרך כלל מספר בוטים מוגדרים מראש (Pre-Built) שמיושמים ללא צורך בפיתוח בוטים חדשים. התועלות מיישום RPA יכולות להיות משמעותיות גם בהשקעה כספית קטנה ומספר מצומצם של משאבי IT.

האם RPA מתאימה גם לכם?
להבדיל ממרכיבים אחרים בטרנספורמציה הדיגיטלית, יישום פתרונות RPA מאפשרים להציג ROI יחסית בקלות, וניתן לראות את השפעתם במהירות ובבירור. על כן, גם לבחון האם הטכנולוגיה מתאימה לארגון שלכם היא תהליך פשוט יחסית, המתחיל בבחירת התהליכים הידניים בהם אתם מעריכים כי השימוש בבוט יכול להביא את מירב התועלות לארגון. כלומר, לפעול לזיהוי התהליכים הידניים היקרים ביותר, אלו שדורשים את המאמץ הגדול ביותר וצווארי בקבוק בתהליכים ידניים עיקריים; וכן לבצע פיילוט בתהליך עיקרי שמטרתו להציף במהירות את הערך של שימוש בבוטים. באופן טבעי, התהליכים התפעוליים שהם מועמדים ראשונים ליישום, הם כאלה שחוזרים על עצמם מספר רב של פעמים, קלים יחסית להגדרה ופשוטים יחסית לביצוע.

אם כן, טכנולוגיית RPA מסתמנת כמרכיב חשוב בטרנספורמציה הדיגיטלית הארגונית כפתרון אפקטיבי וזול יחסית לייעול תהליכים, בעוד היא מאפשרת לעובדים למקד את המאמץ שלהם בעבודה בעלת ערך רב יותר לארגון.

 על פי מחקר שוק ה-RPA העולמי יגיע 4.98 מיליארד דולר בשנת 2020.

לסיכום – מנהלים בארגון – מנהלי שירות לקוחות, תכנון, רכש , כספים, יחד עם מנהלי משאבי אנוש  צריכים לשלב ידיים עם המנמ"רים בארגונים, לאתר תהליכים סזיפיים ולבצע תוכנית ל RPA כשבכל פעם מתמקדים באזור אחר של הארגון.

בואו נוביל את המהפכה !

____

ביבליוגרפיה:

כתבתו של אריה עמית, אנשים ומחשבים , גיליון דצמ' 2016

מאמרם של ירון פלד ורז הייפרמן , BDO Consulting – הארגון בעידן הדיגיטלי: איך ניתן למנף כלי RPA ואוטומציה?

https://www.g2.com/categories/robotic-process-automation-rpa#grid