מה המטרה של S&OP?

לתאם בין הפונקציות השונות בארגון, להגביר את השקיפות, לאזן את האספקות עם הביקושים ולהגיע ליעדי הרווחיות שהוגדרו.
S&OP בדרך כלל מבוצע במחזור חודשי והוא מבוסס בד"כ על ה AOP – Annual Operations Plan שמשמשת כתוכנית היעדים השנתית בהיבט של מכירות ואספקות.

כמה יתרונות שמביא עימו תהליך S&OP:

1 מחייב שיתוף חוצה ארגון ליצירת תחזיות מפורטות למכירות החזויות.
2 שקיפות מוגברת בין המחלקות השונות.
3 קבלת החלטות מושכלת לגבי הביקוש והאספקה ברמת המוצר.
4 ניהול מלאי משופר.
5 תחזית מכירות ותקציב חברה משופרים.
6 בהירות והבנה מעמיקה לגבי מחזור חיי המוצר וניהולו.
7 תהליכים מתואמים שמשפרים את הביצועים בכל מחלקות הארגון.

שלבים בתהליך S&OP:

תהליך ה- S&OP כולל חיזוי מכירות, תכנון ביקושים ואספקות וסקירה להנהלה. המטרה היא לסנכרן בין תוכניות המכירות והתוכניות התפעוליות כך שכולם פועלים למען אותם יעדים.

1

 תחזית מכירות
בשלב הזה בתהליך, נאסף מידע לגבי מכירות הסטוריות ונבנות תחזיות למכירות העתידיות. חשוב להתחשב בגורמים פנימיים וחיצוניים שיכולים להשפיע על המכירות כגון גורמי תעשייה, הלקוחות, תחרות. יש לזהות מגמות מתוך הנתונים ולנתח את הגורמים להם והשפעתן. שלב זה מובל בדרך כלל ע"י הגוף העסקי בחברה. נהוג לקרוא לשלב זה Unconstrained Sales Plan. זוהי תחזית המכירות כפי שהגוף העסקי תופס אותה ללא אילוצי אספקות ידועים. חשוב לשלם פה גם את גופי השיווק והפיתוח על מנת לכלול בתחזית השקת מוצרים חדשים.

2

תכנון ביקושים
השלב הבא כבר מתבצע ע"י יחידת התכנון , "מתכנן הביקושים". תכנון ביקושים בא לידי ביטוי ומהותי כאשר ישנם מספר מקורות אספקה, מספר שווקים גיאוגרפיים לשלב וכאשר נדרש שיתוף בין הפונקציות השונות. מתבצע ניתוח תחזיות המכירות ומתבצעות התאמות בהתאם למלאים ולמדיניות השירות ללקוחות שמבוססות על הביקושים למוצר ומקורות הביקוש . הביקושים יכולים להימדד במחזור מכירות כספי או ביחידות מוצר – מומלץ לכלול את שניהם. בסיום שלב זה נערך דיון על מנת להגיע להסכמות מול הגוף העסקי.

3

תכנון אספקות
בשלב תכנון האספקות, נציגים ממחלקות הכספים, התפעול והרכש עוסקים בהערכת הקיבולות. הם יקבעו האם ישנם אילוצים מבחינת עובדים, מכונות או אספקת חמרי גלם. תכנון האספקות יתחשב בכל אחד מאילוצי הקיבולת הללו.

4

פגישת תכלול והסכמה S&OP – צוות תפעולי
בישיבה זו מוצגים הפערים בין תכנון הביקושים לאספקות ומגיעים להחלטות משותפות לגבי הקצאת המשאבים הדרושים ופתרון  פערי האספקה. בישיבה זו גם מנותחות ההשלכות הפיננסיות של הפערים. משתתפים נציגי כל היחידות בארגון.

5

 סקירת S&OP להנהלה
בסקירה זו מוצגות התחזיות, האילוצים והמלצות הצוות מהשלב הקודם. בסוף הישיבה התוכנית מאושרת ליישום. כמו כן בישיבה זו מנוטרים KPI  שהוגדרו ברמת ההנהלה וכן נידונות מגמות אסטרטגיות שעולות מתמונת המצב כגון צורך בגיוס, עליה ברכש ח"ג בתחומים מסויים, צורך בהשקעות וכמובן הפוך במקרה של ירידה. זאת לצורך המשך דיונים בהנהלת החברה.

6

 יישום ובקרה
לאחר אישורה של התוכנית היא מיושמת הן בתפעול והן במכירות. התהליך צריך להיות מבוצע באופן שוטף, בדרך כלל במעגל חודשי להבטחת הצלחתו.

מדדי S&OP

המדדים המקובלים על מנת להעריך את טיב תהליך ה S&OP בארגון מחולקים לשתי קבוצות עיקריות:

מדדי תכנון ביקושים ואספקת שמטרתם לקבוע האם תחזיות המכירות מדויקות והאם האספקות תואמות את הביקושים:
– תחזית ביקושים לעומת ביקושים בפועל (הזמנות)
– תחזית ייצור לעומת ייצור בפועל
– סבבי מלטי
– ניצולת קיבולת מכונות וציוד
– אספקה במועד

מדדים פיננסיים מטרתם להמחיש את ביצועי הארגון מבחינה פיננסית:
– סה"כ מכירות לתקופה (חודש / רבעון/ שנה)
– סה"כ מכירות לעומת תחזית מכירות
– רווח גולמי
– הון חוזר בפועל לעומת תכנון 

לסיכום

S&OP הינו תהליך מרכזי ואסטרטגי שנכון ליישם בכל חברה על מנת לשפר את העמידה ביעדים הכספיים והאסטרטגיים שהחברה הציבה לעצמה ולהבטיח שביעות רצון  לקוח משופרת בד בבד.