הופעתם המהירה של חידושים טכנולוגיים חדשים, מחייבת ארגונים וחברות, ללא קשר לגודל, לעקוב אחר השינויים בשוק, בארגון ובכלל בחברה. ההתפתחויות המהירות האלו משפיעות גם על צרכי לקוחות ועובדים, על שינוי בדפוסי עבודה, על שיטות תקשורת ומסחר ועל תהליכי רכז וניהול.
העניין הוא, שכדי שחידושים אלו "יתפסו " בשוק, עליהם להיות שונים מהותית מהקיימים ובכך יש להם השפעה גדולה, ולעיתים גדולה מידי, על התרבות, על ההרגלים והשיטות הנוכחיות שאנחנו מחזיקים בבית, בעבודה ובכלל בחברה.
הכלי העיקרי שיכול לאפשר להנהלות להיות מעודכנים במיקום ובמעמד התחרותי שלהם מול השוק הינו דו"ח עיתי מעודכן של "מודיעין עיסקי" BIR = Business Intelligence Reporting.
דו"ח מודיעין עסקי ממוקד בשינויים מתפתחים בשוק העסקי או הארגוני. במוצרים שונים ובשירותים שונים הקיימים, המתפתחים או משתנים בשוק. דו"ח זה יודע לתת סטטוס תחרותי של הארגון, מבט על אפקטיביות המודל העסקי והתייחסות מערכתית לתהליכים עסקיים פנים ארגונים וסביבתיים. בעזרת הדו"ח ניתן לנתח נתונים ממערכות עסקיות שונות ברחבי הארגון באמצעות תובנות ויזואליות דוחות ולוחות מחוונים. חשוב לא פחות: דוחות אלו מעודדים שקיפות, דיוק בנתונים ושיתוף פעולה בארגון.
יצירה אפקטיבית של דוחות BI מושכל ועדכני מחייבת מספר כללי יסוד:
שאלות הכרחיות
אנליסט המידע המבצע דוח זה, חייב להבין מי קהל היעד שלו, מה המטרות העומדות בפניהם, מדוע הם זקוקים למידע זה, האם המטרה של דו"ח זה הינו לתת ללקוח תמונה קבועה של מצבו בשוק, או לענות על שאלות ניהוליות אקוטיות העולות בזמן ספציפי או בעקבות אירוע ספציפי.
תקשורת תמידית עם הלקוח
דו"ח BI המתייחס לסביבת הארגון (ניתוח שוק), מחייב מיקוד ברור ומתמיד בפרטי המידע הנאספים והמנותחים.
נקודת המוצא היא שיש מידע רב, אין סוף נתונים ובעצם, ביכולתו של האנליסט ליצור דו"ח המצביע כמעט על כל נושא או תחום עיניין. המיקוד בנושאים המעניינים את הלקוח או הארגון יאפשר לאנליסט להתמקד בנושאים הרלוונטיים, למקד את הנתונים ולבצע את הניתוחים הנדרשים. בנוסף, יש חשיבות רבה לויזואליזציה של הנתונים ללקוח. מיקוד בצרכים ותקשורת קבועה עם הלקוח, יאפשר להציג את הנתונים "בשפה" שהלקוח מבין.
זיהוי מדויק של נתונים ותמיכה של מידע איכותני
כדי ליצור את הדו"ח הרלוונטי העונה על הצרכים של הלקוח, יש צורך להבין את השוק, את הנתונים ואת המידע התומך האיכותני היכול לאפשר מיקוד והבנה של הנתונים. שילוב של סוגי מידע שונים, אינטגרציה בין נתונים לסקרים, מחקרים, תצפיות בהתנהגויות לקוח , ראיונות עם מובילי דעה ואלו הנחשבים כמוקדי ידע, יאפשר לאנליסט לבחור את הנתונים הרלוונטיים ולהבין את התוצאות שנוצרו.
רכישת מקורות רלוונטיים
דו"ח אפקטיבי מחייב התייחסות לכלל המקורות הזמינים. לא להסס לקנות מחקרים, סקרים, או דוחות שנוצרו על ידי חברות מקצועיות בתחום ולשלב את הנתונים שלהם בתוך הדוח האמור. כמו כן, במידה ויש צורך לשלב נתונים ממערכות סגורות (כאלו הדורשות מנוי או תשלום על כניסה), חשוב לרכוש ולשלב נתונים. אלו נתונים עדכניים היכולים לשפוך אור רלוונטי על הנדרש.
שימוש באמצעי ויזואליזציה שונים
כדי "להגיע" ללקוח ולאפשר לו להבין את המסקנות וההמלצות המובעות בדו"ח, מומלץ להשתמש בסוגים שונים של אמצעי המחשה.
יש מנהלים האוהבים אינפוגרפיקה (מידע רב המובע באמצעות Dashboard של גרפים שונים). יש כאלו שנוח להם יותר עם מסקנות קצרות וממוקדות המובאות טקסטואלית ומומחשות בעזרת תמונות מהמהציאות. ומנהלים אחרים רוצים לבחון את טבלאות ה Pivott (טבלאות הממקדות נתונים ספציפיים מתוך מאגר הנתונים הגולמי ומאפשרות בחינה של קשרים חדשים) וכן הלאה.
יצירת דו"ח POC
דו"ח BI מורחב יכול להכיל נתונים רבים ועומס רב של מידע. מומלץ ליצור דוחות משנה ממוקדים וספציפיים בנושאים ממוקדים המיועדים לקהלים ספציפיים ולהגיש להם לפני הגשת הדו"ח הכולל כסוג של הוכחת העקרונות המובאים בדו"ח POC. המשוב שיתקבל, היחס של לקוחות המשנה לדו"ח, המוכנות שלהם לעשות שימוש בממצאי הדו"ח, יוכלו לתת רמז לגבי היחס של המנהלים הבכירים לדוח הכולל.
לסיכום:
דו"ח BI – דוח מודיעין עסקי, תחרותי, חברתי, הוא דו"ח בעל רמת חשיבות קריטית ליכולתו של הארגון להבין ולהיות מעודכן בשינויים ובתחרות בסביבתו.
דו"ח שכזה יאפשר ללקוח להגיב בזמן וממוקד לאיומים בסביבה ואף להתפתח כגורם פרואקטיבי כלפי מתחריו.
תכנים נוספים
