שים לב, "מלאי רפאים" לפניך

מהו "מלאי רפאים"?

המונח "מלאי רפאים" מתייחס לחוסר איזון בין המוצרים הקיימים במחסן לבין המלאי שנרשם במערכת. מדובר במלאי שנראה זמין בבסיס הנתונים אך עקב טעות אנוש לא ניתן למצוא אותו במיקומו המיועד.

אי התאמה זו בין כמות המלאי הרשום לבין הכמות האמיתית, שנמצאת במקום, יכולה להביא לכך  שעסק עלול לקבל הזמנות לליקוט ואספקה של  סחורה ללקוח, אך לא ניתן יהיה לספק פריטים אלה מכיוון  שיהיה חוסר.
דוגמא נוספת היא בעיות שיכולות להיווצר באספקת חומרי גלם לפסי הייצור, מה שעלול בסופו של דבר לעצור את ייצור המוצר.

חוסר איזון במלאי (מלאי פיזי ומלאי שמופיע במערכת) יכול לפגוע בתכנון הזמנות הרכש.
הזמנות רכש, שאמורות לצאת בנקודת זמן מתוכננת לשם חידוש ורענון, אינן מונפקות בזמן הנכון. התוצאה היא מלאי חסר (כאשר הזמנת הרכש נשלחת מאוחר מדי) או מלאי עודף (כאשר הזמנת הרכש נשלחת מוקדם מדי).

"מלאי הרפאים" נובע בדרך כלל מטעויות הנובעות מטיפול ידני בסחורה (טעויות אנוש).
זה בדרך כלל קורה במחסנים עם מגוון רחב של מק"טים (SKUs), דוגמת מחסנים של מסחר אלקטרוני ועסקים קמעונאיים.

למעשה, מלאי הרפאים משפיע על מתקנים כמו גם על חברות.

בסופו של דבר, מלאי הרפאים הפך לסיכון לוגיסטי גדול, מכיוון שהוא גורם ישירות לחוסר במלאי, אשר תוצאה מכך עלול למנוע  את מסירת ההזמנה בזמן ובתנאים שסוכמו עם הלקוח. ובמקרה של מפעל יצרני זה יכול גם להקשות על ביצוע הזמנת חומרי גלם לייצור בהתאם לרשימת החומרים הנדרשת שהוקמה (BOM) לייצור. מצב שיכול לפגוע בחברה בצורה מאוד משמעותית.

כיצד ניתן להפחית את מלאי הרפאים?

ברוב המקרים, ניתן לאתר " מלאי רפאים" שנגרם מטעויות  אנוש  מסוגים שונים:

– העברת סחורות ממיקומן מבלי להקליד במערת את השינוי.

– הסתרת מוצר שלא בכוונה.

– בלבול בעת ליקוט מק"ט דומים במראה.

– עבודה מהזיכרון וטעות במספר היחידות או אפילו המוצר שמלקטים.

– ביצוע שגיאות בעת הזנת הנתונים למערכת, גניבה וכו'.

במידה ושיטת העבודה שלנו היא ע"י קובץ אקסל, עט ונייר או תוכנה בסיסית, יש סיכוי גבוה  שבעקבות טעויות אנוש מרובות ייווצר "מלאי רפאים".

הפתרון:

הטמעת תוכנה מתקדמת לניהול המחסן והמוצרים, כמו מערכת ניהול מחסנים (WMS), שתקל על החברות להתרחק מטעויות מסוג זה.

מערכת WMS מארגנת משימות לתפעול ומוודאת שהן מבוצעות כהלכה.
לדוגמא, בקבלת טובין התוכנה שולחת לקולט הוראות שלב אחר שלב כדי לרשום במדויק את היחידות שהתקבלו, את הטיפול בהן ולבסוף את מיקומי האחסון שלהן.
היא גם מונעת מעובדים לדלג על צעדים, מה שעלול להוביל לטעויות. לדוגמא, באמצעות קריאת ברקודים ואישורים על הסורק, על המפעיל לאמת שהוא לקח את המוצר הנכון והניח אותו במיקום שהוקצה.

שלב נוסף הנוטה לייצר שגיאות הוא ליקוט הזמנות.
שוב, המטרה היא למזער התערבות אנושית, להפוך את קבלת ההחלטות לכמה שיותר אוטומטית ולייעל את תנועות המלקטים. טכנולוגיית ליקוט מודרכת כגון ליקוט ע"י אור (Pick to light) וליקוט בעזרת קול (Pick by voice) חיוניות למינימום הסיכון להיווצרות מלאי רפאים, ועוזרת למפעילים לבצע כל משימה בצורה פשוטה ואינטואיטיבית. באמצעות נורות, מערכות אלו מציינות היכן יש ללקט מוצר ובאיזו כמות.

אפשרות מתוחכמת יותר תהיה עמדות ליקוט חכמות ומהירות בעליי ביצועים גבוהים. הסחורה מאוחסנת בקופסאות, והעגורן של מערכת המינילוד (Miniload) מעביר אוטומטית את הקופסה מהמדף ומביא אותה לעמדת העבודה של המפעיל בחזית המינילוד. המפעיל, ללא צורך לזוז לשום מקום צריך רק ללקט את הכמות שמצוינת לו במסך מהקופסה שנמצאת לפניו ולהניח בארגז שמונח בעמדה שלו.

המטרה בכל המקרים היא להפוך את הפעולות לפשוטות ככל האפשר כדי להוריד את הסיכון לטעות אנושית.

אוטומציה: הפתרון הסופי למזעור עד ביטול טעות אנוש

מערכות ה- WMS ומערכות הליקוט החכמות ממזערות במיוחד את הסבירות לטעויות. עם זאת, רק מערכות אחסון וליקוט אוטומטיות (AS / RS) יכולות להבטיח כי לא יעשו טעויות אנוש, מכיוון שכל הפעולות הן אוטומטיות, ואילו נוכחות אנושית מוגבלת לניהול ופיקוח. הדבר ניכר במיוחד ב- AS / RS למשטחים.

במערכות אלה, כאשר משטח נכנס למתקן, חובה עליו לעבור דרך עמדת בדיקה אוטומטית של משטחים  שתפקידו לאמת את תקינות הסחורה ולאשר שהמוצר תואם את המידע שהוזן במערכת. לאחר מכן, המסועים מעבירים את המשטח באופן אוטומטי למיקום המיועד במערכת האחסון.

לבסוף, העגורנים מוציאים אותם באופן אוטומטי ומדויק כדי ללקט/להוציא אותם למשלוח .התהליך חוזר על עצמו בסדר הפוך.

כל הפעולות הללו מבוצעות ללא התערבות אנושית ונשלטות על ידי ה- WMS, אשר בודק כי הסחורה מטופלת כראוי ומנהלת את כל התנועות במתקן. בדרך זו, כמעט בלתי אפשרי להופיע "מלאי רפאים".

יתר על כן, AS / RS לא מונעים רק שגיאות מלאי; הם גם מגדילים באופן משמעותי את תפוקת המחסן ומגדילים את קיבולת האחסון (הם מאפשרים לעבוד בגובה רב יותר ולהשאיר פחות מקום בין המדפים).

ניתן למנוע "מלאי רפאים"

"מלאי הרפאים" הוא חיסרון רציני לחברות. לכן, פעולות ידניות מוחלפות באלמנטים אוטומטיים שמבטיחים את המהימנות והבטיחות של כל התהליכים.

יישום WMS הוא הצעד הראשון לקראת היפטרות ממלאי הרפאים.
מערכת זו עוקבת אחר כל תנועות המוצרים ומדריכה עובדים בעת מילוי מלאי, ומונעת טעויות אנושיות.
כדי להגביל את הטעויות האלה עוד יותר, AS/RS המתואם על ידי WMS הוא הדרך הנכונה לפעול. הם מבצעים שליטה הדוקה במלאי המחסנים כדי להבטיח שהסחורה כבר לא אבודה או ניזוקה. כשמדובר בביטול מרווח הטעות בספירת המלאי, אוטומציה של תהליכים ממלאת תפקיד מהותי.