בהיעדר טיפול יעיל בקורונה, אנו עדים לפורמט העבודה החדש – עבודה מהבית. פורמאט שהפך לחלק מנוף חיינו וככל הנראה עשוי להפוך להסדר קבוע. ראינו בנקים, חברות השקעות ועורכי דין משלימים עסקאות ענק והנפקות מורכבות תוך כדי הסגר ובשלט רחוק.

הודות לפתרונות המולטימדיה וועידות הווידאו, מתברר שניתן לבצע תהליכי עבודה מורכבים ללא צורך אינטראקציות פיזיות.

כעת סביר להסיק כי התלות הארגונית במשרד המסורתי תפחת. מכיוון שעסקים מבקשים להאיץ את תהליך מינוף הטכנולוגיות שלהם, בהתחשב בקורונה, הדבר לא רק יקטין את עלות הנדל"ן שלהם, אלא גם יביא להפחתת הפוטנציאל.

סיכון הקשור לגל שני.

חברות הטכנולוגיה עמדו בחזית העצמת העבודה מהבית ואימצו עקומות עבודה זריזות, כפי שנראו על ידי הבנקים באזור. חברות רבות יקפצו על הגל, מכיוון שעבודה מרחוק הופכת ל"נורמה החדשה".

זה כנראה יאלץ עסקים, גם אלה שמובילים את העקומה, לבדוק את מדיניות הנסיעות הארגונית שלהם. האימוץ והקבלה המהירים של תקשורת וידאו בשילוב עם התרחקות חברתית, עשויים להראות תקציבי נסיעות מופחתים משמעותית. זה לא מבשר טובות עבור חברות תעופה, מלונות ומסעדות הממוקמים באזור העסקים, אשר ודאי יכנסו ללחץ.

לפני הקורונה, אמון היה נושא שמנע מחברות רבות לדחוף באופן פעיל את סידורי העבודה הגמישים לצוות שלהם.

ארנסט המינגווי ציין כי: "הדרך הטובה ביותר לברר אם אתה יכול לסמוך על מישהו, היא לסמוך עליהם". זה בדיוק מה שהארגונים נאלצו לעשות בתקופת הסגר.

הפרודוקטיביות של העובדים לא התאיידה למרות שחלקם פחדו מכך. האמון נבנה וקבוצות מנהיגות נאלצו להשתתף ב"הוכחת הקונספט "המדהימה הזו – הדלת פתוחה לרווחה ואינני חושב שהיא תיסגר שוב!

חברות כבר מציעות חוזי עבודה הקובעים הסדרי עבודה מהבית של עד 3 ימים בשבוע עם ישיבות פיזיות של יומיים במשרד לפגישות ואינטראקציות רשמיות פחות פנים אל פנים. מגמה כזו תניע צמצום גדול של השקעות הנדל"ן.

סביר להניח שנראה דיירים אשר קרובים לסיום ו/ או חידוש חוזה, שיצמצמו את שטח המשרדים שלהם ב- 20-30% כך שיתאימו את עצמם. 

חברות עם חוזי שכירות קיימים לתקופה ארוכה מספיק, יבקשו את הזכות לבצע השכרת משנה, ואף עשויות לבחון אפשרות זו כדרך לגדר את עלויות האכלוס השוטפות שלהן.

המציאות היא שכל חברה תצטרך למצוא את שיווי המשקל הייחודי שלה במרחב

עם זאת, לא כל פונקציית עבודה מתאימה להסדרים של עבודה מהבית. עבודות מסוימות יניבו פריון גבוה יותר בעבודה במשרד ולא מרחוק.

אך לא יהיה חכם לכפות זאת. חברות צריכות להיות גמישות ומעשיות בקביעת מי שעובד במשרד ובתנאים החדשים.

חשוב להכיר בכך שהעובדים "לא סיימו את דרכם" עם המשרד. לרבים ברור שלאחר הסגר, עבודה מרחוק היא לא משהו שאנחנו רוצים לעשות כל הזמן. לא כל עובד בהכרח ירגיש בנוח לחזור למשרד במיוחד, לדוגמא, עובדים מבוגרים שיש להם סיכון בריאותי גבוה. מצד שני, עובדים צעירים יותר רוצים לחוות את התרבות הארגונית של הארגון ובהתאם לכך הם עשויים לרצות לבלות יותר זמן במקום העבודה.

חברות יצטרכו להציע אפשרויות לעובדים, שיקבעו את שגרת העבודה בהתאמה אישית ובהתבסס על תפקוד העבודה ומשימות העבודה הספציפיות שהם צריכים לבצע. סביר להניח כי מקום העבודה יתגלה כמרכז שיתופי פעולה דינמי יותר אך פחות צפוף, שיהיה צורך לתכנן בהתאם. עובדים יבקרו במשרד בימי העבודה המוגדרים על מנת ליצור שיתופי פעולה, פגישות פנים אל פנים ובדיקות של  משימות ביצועיות שדחופות יותר.

BIG DATA לתמיכה בפתרונות חדשים

ממחקרים רבים שנעשו, אנו יודעים שכ- 75% מהפגישות המתרחשות במשרדים הן בין 4 אנשים ומטה. לאור עובדה זו, בהתאם לתקני הריחוק החברתי וגורמים להפחתת סיכונים סביר להניח שסוגי מפגש זה ימשיכו להתקיים בהתאם לכל התקנות.

חדרי ישיבות גדולים שקדמו לקורונה היו מנוצלים לעתים קרובות.

בהתחשב באמצעי ההתרחקות החברתיים הנוכחיים, סביר יותר להניח כי חדרי הישיבות הגדולים יהיו מנוצלים באופן אינטנסיבי יותר אך על ידי קבוצות קטנות יותר של אנשים.

חברות שיבקשו להמשיך בקונספט הפגישות פנים מול פנים כדרך עיקרית לעבודה, יהיה חכם מצידם לתכנן חדרי ישיבות המתאימים בדרך כלל ל 10 אנשים, כאשר עתה הם יחילו ישיבות של 4-5 אנשים עם יכולת של ריחוק חברתי.

מתחמי עבודה וחדרי ישיבות  יצטרכו טכנולוגיות תקשורת וידאו ברמה גבוהה עם גישה טובה ל- WAP / LAN ואקוסטיקה מצוינת בחדר. כאשר המצב ישתפר או יאפשר, ניתן יהיה להגדיר מחדש חדרים אלה לדרישות אחרות. ניתן לגרום לזה ללא השקעות גבוהות, באמצעות קירות הניתנים להזזה/הורדה – העלויות הנלוות הן זניחות לעומת חסכון בנדל"ן ובעלויות הנסיעות כפי שצוין.

חומר למחשבה

המשרד לא ייעלם אבל התפקיד והצורה שלו ישתנו. אנו יכולים לצפות למקום עבודה פחות צפוף בשל קבלה נרחבת של סידורי עבודה גמישים. כל חברה תצטרך למצוא איזון בין כמות העובדים לחללי העבודה הדרושים. עם זאת ברמות כוח האדם הנוכחיות, יש להשיג הפחתת שטח של 20-30% לאחר שהמצב יתייצב וימצא חיסון או טיפול יעיל. אם בממוצע כל עובד יעבוד מהבית יום אחד בלבד בשבוע, הדבר לבדו יתורגם ל -20% פחות עובדים במשרד בכל יום נתון.