לכוון לעננים

חשש מאיבוד נתונים

כאשר בעלי עסקים עומדים בפני החלפה של מערכות המידע של הליבה העסקית שלהם, קיים חשש טבעי לאבד נתונים קריטיים ואקוטיים במהלך המעבר. 

במהלך מעבר כזה הלקוח נדרש, בדיוק כמו במעבר דירה, להחליט מהם הנתונים החשובים ביותר להמשך עבודה חלקה ובטוחה של העסק ומה מהנתונים אינם נחוצים וניתן להשאירם מאחור במערכות הישנות. כמו כן נדרש הלקוח להקים נתוני תשתית חדשים אשר לרוב אינם קיימים כיום אבל ישרתו את העסק מרגע זה ואילך, לדוגמא : מספרי ברקוד , קבוצות פריט, קבוצות ספק/לקוח, ועוד. מקובל, למשל, להעביר את יתרות הלקוחות אבל להותיר מאחור את התנועות ההיסטוריות. ומכאן נובעת אי הוודאות והסיכון שהלקוח לוקח על עצמו בזמן המעבר לענן והסתמכות על אגירת נתונים קיימים ושילובם בצורה חלקה בנתונים החדשים שיאספו בעתיד.

אחת הדרכים החשובות להתגבר על החשש היא עבודה משותפת של הספק והלקוח בבניית מסד הנתונים החדש והצגת היתרונות שבו, סימון הנתונים החשובים והצגת חלופות. שיתוף בעלי עניין בהחלטות והצגת חלופות עוזרים להפגת חששות ובניית מערכת טובה יותר.

האומץ לשנות תהליכי עבודה מוכרים (גם אם לא מושלמים)

מעבר לענן מחייב כמעט תמיד שינוי של תהליכי העבודה הקיימים בארגון. מנהלים רבים חוששים משינוי בנהלי עבודה  – חשש שנובע מהטענה שגם הם וגם העובדים בארגון מכירים את נוהלי העבודה הקיימים, והאילוץ לעבור לנהלי עבודה חדשים יגרום לעומס עבודה נוסף. במקרים רבים קיים אפילו חשש שחלק מהמשרוצ יתייתרו, ולכן קיימת התנגדות טבעית אצל העובדים אותה הם משדרים באופן מיידי להנהלה. גורמים רבים בחברה פשוט מנסים לדחות את הקץ של הטמעת המערכת החדשה. 

מקבלי ההחלטות בארגון מודעים לכל נושא שינוי תהליכי העבודה וחוששים ממנו, ולכן יש חשיבות קריטית באספקת מידע רב ככל הניתן על תהליך העבודה הצפוי דבר שעשוי להקטין משמעותית את החשש מתהליכי העבודה המוצעים. הצגת התהליכים החדשים תוך הדגשת היתרונות וקלות ההפעלה שלהם היא דרך מצויינת להפחתת התנגדויות.

המטרה היא להזיז את הגבינה יחד עם העובדים, למשל על-ידי הגדרת תפקידים חדשים שמתאפשרים בזכות הטכנולוגיה, והזזת אנשים בין תפקידים. לדוגמא מחסנאי וותיק יכול לבקר על איכות הליקוט ועוד.

הכרה בעובדה שהתהליכים הקיימים לא רק שאינם מקדמים את האירגון בביצוע של תהליכי הליבה שלו והשגת היעדים העסקיים שלו אשר נגזרים מהאסטרטגיה אירגונית, אלא אף מכשילים אותם לעיתים קרובות דורשת אומץ רב. לעיתים קרובות הכרה זו מהווה כ-50% מהצלחת הפרויקט, שכן היא מאפשרת זניחת תהליכי עבודה ישנים ונתונים מיותרים שפשוט לא עשו את העבודה בצורה יעילה.

האומץ להחליף תפקידים

האימוץ של תהליכי העבודה החדשים דורש לעיתים שינויים הכרחיים בתפקידים של אנשים בארגון העובדים. בארגונים שהם SMB לעיתים קרובות הם קרובי משפחה או משתייכים לצוות המייסד של העסק שעשו כברת דרך והצמיחו אותו ולכן המנהל נוטה לסמוך עליהם מאוד וגם על דעתם . 

כאשר העובדים הללו, ששיכים לגרעין המייסד של הארגון, מתנגדים למהלך (למרות מסך עשן שהם מפריחים בדבר החשיבות וההכרח בו), הם משתמשים לעיתים בטיעון של NIMBY – not in my back yard  – כלומר התהליך נכון עבור כל האירגון אבל במחלקה שלי לא רק שאינו נחוץ אלא גם פוגם ביעילות של המחלקה. כאן נדרשת מחוייבות המנהל וההנהלה להובלת הטמעת המערכת החדשה תוך ניטרול ההתנגדויות של האנשים הכי קרובים להם בין ברמה האישית או ברמה העסקית .

האומץ לשחרר ולהאציל סמכויות 

כיום מערכות המידע תומכות בעבודה מרחוק ועבודה בשעות לא סטנדרטיות  ועל פטלפורמות שונות שלא היו נהוגות קודם לכן: טאבלטים , סמארטפונים (אפליקציות), או מסופונים. החופש שהטכנולוגיה מעניקה לעובדים מפחיד לעיתים קרובות את המנהל. לדוגמא, ניתן לדווח שעות תחילת עבודה לפני ההגעה הפיזית לארגון, ואין מסמכי נייר למעקב אחר ביצוע והתקדמות.

שימוש באותן טכנולוגיות מתקדמות ובניית Workflows שמוודאים שתהליך העבודה של העובדים מתקיים נכון עשויים להחליף ואף לשפר במידה רבה את תהליכי הבקרה והשליטה הישנים הארגון. דוגמאות לכך הן טכנולוגיות לוידוא מיקום, דיווח שעות עבודה מרחוק, וחתימות אלקטרוניות. 

היכולת להפיק דוחות בקלות על כל חתך ונושא של הנתונים בזמן אמת ושימוש בדשבורדים מגביר את היכולת להאציל סמכויות ו"לשחרר" תוך כדי שמירה על שקיפות ויכולת קבלת החלטות מבוססות מידע.

הפחד מטכנולוגיות חדשות 

וכמובן, קיים החשש הנפוץ מטכנולוגיות חדשות, האמינות שלהן, והסיכון שעובדי הארגון, ובראשם ההנהלה, לא ישתלטו על הטכנולוגיה אלא היא תשתלט עליהם. דוגמא בולטת היא החשש מאיבוד הפרטיות בשימוש בטכנולוגיות מיקום, או ניטור מיילים של בארגון.

חשש דומה קיים מחשיפת מידע על הארגון בעקבות העלאה לענן.

על ספק התוכנה וספק ההטמעה לספק ללקוח מסמכים המוכיחים ומעבר לכל ספק שלא יהיה שימוש לא חוקי ו/או לא אתי בנתונים שנאגרים במערכת המידע ושמערכת המידע עצמה נתונה בקרה ושליטה של הנהלת האירגון.

בעזרת ישיבות שבועיות עם משתמשי מפתח (Key Users) , וועדות היגוי שבועיות עם ההנהלה והצגת היכולות הטכנולוגיות החדשות ויתרונן, יהפכו משתמשי המפתח לשגרירי השינוי בארגון.

לסיכום

מעבר למערכת מידע חדשה מבחינת האירגון משול למסע אל הלא נודע, וגם אם בוצע מעבר כזה בעבר, הטכנולוגיות משתנות בפרק זמן קצר לבלי הכר.

מעבר לענן לא דומה לשום דבר שהארגון חווה בעבר ולכן יש להכין אותו מראש בצורה מסודרת ומפורטת כדי לעזור להנהלה לגבש את האומץ הדרוש למסע.