Image by FunkyFocus from Pixabay

לחדש או להיעלם: למה חשוב להקדיש 10 שעות בשבוע רק לחשיבה?

כולנו חיים במירוץ סביב השעון, הכל אינטנסיבי ומהיר, הכל דורש תגובות מיידיות, מוקפים במסרים מכל עבר – מיילים, טלפונים בכל שעה, SMS, ווטסאפ, לינקדאין, וכמובן פגישות וסיורים ומה לא. אין רגע דל.  בעולם העסקי הקצב רק הולך ונהיה מהיר יותר.

אג'יליות (agile) וחדשנות הפכו להיות צורך הכרחי בארגונים. הקורונה המחישה זאת היטב. מי שהגיב מהר והסתגל מיידית למצב החדש  – הצליח. מה המשותף לכל הארגונים ששגשגו בקורונה? Netflix, Zoom, Domino's Pizza, Amazon, Artis, Wix חדשנות ומהירות תגובתיות.

הקורונה המחישה זאת היטב -הארגונים המודרניים חייבים לאמץ דפוס פעולה כפול  – מיצוי של המודל העסקי הקיים ובמקביל לעסוק כל הזמן בבחינה של מודלים עסקיים חדשים. זה נכון גם ברמת המחלקה והתחום עליו אתה אמון. רק כך תהיו ארגון שמוכן לעתיד ולהפרעות התכופות והדינמיות.

Peter Drucker אמר: "הסכנה איננה הסערה עצמה…. הסכנה האמיתית היא לפעול היום בלוגיקה שנכונה לאתמול"….

חדשנות בארגון יכולה לבוא לידי ביטוי במוצרים, בתהליכים, במודלים העסקיים או בשווקים חדשים. מה שאומר שלמנכ"ל אבל גם לכל אחד מהמנהלים הבכירים בתחומו יש מה לתרום לחדשנות של הארגון.

איך אתם מסווגים את עצמכם על ציר החדשנות? אלה שיוזמים ומביאים רעיונות חדשים? "Thinker", אלה שמוציאים לפועל? "Executor" או  עם יד הלב המתנגדים הסדרתיים לכל רעיון, ה-  "Rejector"….

ארגונים היום מבינים יותר מתמיד – Innovate or Die  -ולכן כדי להצליח אתם חייבים לפתח את שריר "החדשנות"…

מה הסוד להתחיל לאמן את השריר הזה? פשוט להשקיע במודע בחשיבה. כל כך פשוט… הרעיונות יבואו מאליהם.

מה עוצר אותנו הרבה פעמים? המרוץ המטורף…אנחנו "עסוקים מדי"…

Warren Buffett May 5, 2014 | Public Domain

השבוע קראתי שוורן באפט היה עסוק במשך 80% מהקריירה שלו במחשבות? ידעתם את זה?

תמיד כשאנחנו שומעים וקוראים על אנשים מצליחים , אנחנו סבורים שההצלחה שלהם בעסקים באה על חשבון שינה טובה בלילה וזמן עם בני משפחתם. למשל ידוע שמנכ"ל  GE    עבד מעל ל- 100 שעות בשבוע (!) במשך כל הקריירה שלו!

נשאלת השאלה האם זו הדרך האמיתית, היחידה להגיע להצלחה? להקריב את כל השאר בחיים שלך, הבריאות שלך, מערכות היחסים שלך, השמפחה שלך  רק על מנת להצליח בקריירה?

מסתבר שישנה דרך טובה יותר. להשקיע 10 שעות בשבוע רק בחשיבה. זה נשמע לא לעניין בכלל, וזה נשמע ממש לא מה שאנשים מצליחים עושים.

אם כן, אותו וורן באפט שהוא מאנשי העסקים המצליחים בעולם לא היה עסוק כמו שאתם מדמיינים. אחד השותפים העסקיים שלו אמר שזה היה אחד הגורמים שסייע לו בהקמת אחת האימפריות הגודלות בעולם . היה לו הרבה זמן לחשוב, ואכן זו גישה לא שגרתית בעולם של יעילות וקוצר זמן.

לוח הזמנים של באפט היה מעין אנומליה. במציאות הוא היה פורץ דרך. בשנים האחרונות כמה מנכ"לים בכירים התחילו לצאת כנגד היותם עסוקים באופן מתמיד. הם טענו שזמן לחשיבה הוא הכרחי בסביבה כלכלית מורכבת, דינמית שמשתנה ללא הרף כמו במציאות של ימינו.

 

מנכ"ל AOL , Tim Armstrong, לדוגמא מעודד את כל הצוות הבכיר שלו להשקיע 10% מזמנם ביום או כ- 4 שעות בשבוע , רק בחשיבה. Jeff Weiner , מנכ"ל לינקדאין, מקצה לעצמו שעתיים ביום לחשיבה ללא הפרעות. ביל גייטס מפורסם בכך שהיה לוקח פעמיים בשנה שבוע שלם רק להתכנסות פנימית ללא הפרעה.

אני מאמינה שלא משנה מה סוגו וגודלו של העסק שלך וגם אם אתה מנהל בארגון , אתה צריך לפנות גם כן זמן רק לחשיבה.

למה דווקא 10 שעות בשבוע? אולי בהתחלה לא חייבים ממש 10 אבל זה חייב להיות פרק זמן משמעותי.

יש את הפתגם הידוע של אברהם לינקולן : " תן לי 6 שעות לכרות עץ, אשקיע 4 שעות ראשונות בחידוד הגרזן".

הנה כמה המלצות פרקטיות איך לאמן את שריר החדשנות ע"י חשיבה:

צעד מס' 1: קבעו יום שלם לחשיבה ביומן שלכם
האם אנשים אחרים כל הזמן מבזבזים לך את הזמן וקובעים לך את סדר העדיפות ? לכן חשוב פשוט לסגור את השעות האלה ביומן. בשעות האלה אינך עונה למיילים או לטלפונים אלא אם כן מדובר במקרה חירום. אז אולי יום שלם לא כולנו מצליחים באמת להקדיש מדי שבוע . תתרגלו לסגור לפחות 4-5 שעות כאלה ברצף. אני ממליצה לעשות זאת דווקא בתחילת השבוע (יום ראשון )או בסופו (יום חמישי).

צעד מס' 2: אל תלכו למשרד
הרעיונות הטובים ביותר בדרך כלל לא באים  כשאני במשרד, אלא כשאני מטיילת, צועדת אפילו על ההליכון בחדר הכשר,  בנסיעה ארוכה ברכב ואפילו ככה במיטה או כשאני בוהה מול הטלוויזיה. בטח גם אצלכם זה כך. ולכן חשוב שתתנתקו. צאו להליכה, שבו בבית קפה עם עצמכם, שבו  על ספסל באזור יפה ותתבוננו בנוף, שבו על חוף הים.

 

צעד מס' 3: תתעדו
כתיבה היא כלי מאד חזק לתעד את הרעיונות שלך ולהפוך אותם למשהו מאורגן שניתן להוציא לפועל מאוחר יותר. תשפכו את המחשבות לנייר ללא בקורת וללא הערכה כלשהי. יש הרבה דרכים לעשות זאת. יש כאלה שיותר עובדים להם תרשימים, מילים או ציורים. אני לפעמים מקליטה את עצמי בזמן נסיעה. תגלו מה עובד עבורכם.

צעד מס' 4: תזמנו מחדש או תקצרו פגישות שתוכננו עבורכם בהמשך השבוע
ברגע שהקציתם זמן לעצמכם ולחשיבה, באופן טבעי שאר השבוע שלכם יהיה עמוס בפגישות. ולכן חשוב מאד בחלון החשיבה שהקציתם לעבור שוב על כל הפגישות שנקבעו ולארגן אותם מחדש לפי סדר עדיפות חדש שאולי השתנה. פגישה שאיננה בעדיפות גבוהה, יש להזיז או לקצר. אל תקיימו פגישות רק כי הן נקבעו ביומן…

 

צעד מס' 5: תקצצו את רשימת המשימות שלך לאותו שבוע
רוב הפגישות שאתם מקיימים מובילות לפעולות ולמשימות . במהלך השבוע המשימות נערמות והרשימה הופכת להיות לא ריאלית להשלמה באותו שבוע.  אז שוב, על מנת שלא תבצעו בצורה עיוורת משימות כשהן צצות, יש לנצל את זמן החשיבה לעבור על הרשימה ולראות מה באמת בעדיפות גבוהה. האם באמת צריך לפעול בנושא זה? לפעמים תגלו שדבר שנראה מאד חשוב בשבוע שעבר כבר לא כל כך חשוב השבוע.

 צעד מס' 6: תגדירו לעצמכם את 3 התפוקות הקריטיות שלך ליום החשיבה
מלבד תכנון השבוע שלכם ועדכון רשימת המשימות שלכם, הגדירו 3 מטרות ליום החשיבה שלכם ותקפידו לעמוד בהם. זה כדי להבטיח שתפיקו את המקסימום מהשעות היקרות האלה שהחלטתם להקדיש לחשיבה.

צעד מס' 7: השתמשו בשאלות שמעודדות חשיבה מעמיקה
בוודאי תקדישו חלק מזמן החשיבה שלכם לכיוון בו אתם רוצה לקחת את החברה שלכם, את התחום עליו אתם אחראים בחברה.

שאלות כמו:
"האם אני עושה את הדבר הנכון עם האנשים הנכונים?"
"מה הכי חשוב? במה אני הכי טוב?"
"במה אני גרוע?"
"איך אני יכול להשקיע יותר זמן במה שאני טוב?"

 

תתחילו לפתח תודעת רשת , "ecosystem mindset". תייצרו הקשרים  – מי משפיע עליכם? מי מושפע על ידיכם? לכו רחב לא רק המובנים מאליהם. גם מחוץ לארגון וגם בתוכו.
מרגע שזיהיתם איזו מטרה כלשהי תתחילו ותכנן בצורה כללית ואסטרטגית כיצד ניתן לנוע לכיוונה.

צעד מס' 8: תגדירו זמן לפתוח את הבעיות הגדולות ביותר
ככל שישנה חשיבות ל"חשיבת על" ולחשיבה שתוביל לחדשנות, כל מנהל  חייב לפתור את הבעיות העיקריות שלו בטווח הקצר. חלק מהיום שלכם חייב להיות מוקדש לחקירת אתגרים כאלה, לבצע סיעור מוחות עם הצוות שלך או עם  גורמים חיצוניים  אם צריך כדי לראות כיצד להתגבר עליהם.

צעד מס' 9: תקדיש זמן לחשיבה על רעיונות חדשים
חשוב להגיב לבעיות, אבל כך גם חשוב באופן פרואקטיבי לחשוב על רעיונות חדשים לשיפור העסק שלך. תקדישו זמן לסיעור מוחות לחשיבה על איך ניתן לעשות דברים אחרת , או הזדמנויות חדשות שנכון לחקור.

 

חשבו ממש על חווית הלקוחות שלכם, אילו צרכים אתם יכולים למלא לו טוב יותר? דרך אגב זה נכון גם ללקוחות פנימיים בארגון.

חשבו על מגמות בשוק בו אתם פועלים, חידושים בתחום העיסוק שלכם, האם נכון ליישם אותם בחברה שלכם?

חשבו מחדש על הנחות היסוד הבסיסיות למוצר שלכם, לשירות שאתם נותנים.

התוצאות יכו אתכם בהלם.
אולי בהתחלה נראה מוגזם לקחת יום שלם לחשיבה. אנחנו מתמלאים נקיפות מצפון כשאנחנו לוקחים את השעות הללו לעצמנו בזמן שאחרים עובדים במשרד. אבל לאחר שתתרגלו תראו שאתם לא יכולים בלי זה.

במהלך השנים האחרונות בקריירה שלי, ביניהם גם כמנכ"לית הבנתי שאני לא חייבת להיות זו שמגיעה ראשונה ועוזבת אחרונה. אבל, אני כן חייבת להיות זו שמשפיעה הכי הרבה. וחשיבה שמאפשרת תכנון קדימה ופתרון בעיות מאפשרת את זה.

שוב….וורן באפט בנה את כל היומן שלו סביב זמן החשיבה. צ'רלי מונגר השותף שלו היה אומר, אתה מסתכל על לוח הזמנים ורואה שהוא עבר תספורת….

___
נעזרתי בכתיבתי במאמר שפרסם Brian Scudamore  מחברת O2E