יתרה מזאת, "דמיינתי" את עצמי בתוך "קוקפיט-המפעל", כאשר אני לבדי נדרש לעשות את כל המשימות הנדרשות.
אם למישהו נדמה לרגע שהכל מסתיים בגלגול בצק ותו לאו, הוא טועה ובגדול.

לפני שאצלול ואציג מספר אספקטים בנושא ניהול נכון תוך שימוש ביעילות ואפקטיביות, שווה להבין מה ההבדל ביניהן (תתפלאו, הרבה מתבלבלים).
לצורך העניין והפשטות, סיכמתי לכם את ההגדרות לכדי שתי שאלות שאתם צריכים לשאול את עצמכם בעודכם עובדים על משימה:

1

אפקטיביות:
האם מה שאני עושה תורם למטרה הסופית בצורה המקסימלית? (אם יש משהו אחר, אז אתם עובדים על הפעולה הלא נכונה).

2

יעילות:
האם את מה שאני עושה, אני עושה בצורה הכי אופטימלית? (מבחינת זמן/מאמץ/עלות).

את שתי שאלות אלו שאלתי את עצמי באופן חזרתי כל יום וכל רגע בהקשר לעסק ולכל פעולה שעשיתי, עד שהגעתי למצב שהתשובה תמיד הייתה "כן" על כל אחת מהשאלות.

קצרה היריעה מלהכיל הכל, אבל אנסה לשתף אתכם במספר ורטיקלים בהם הטמעתי אפקטיביות ויעילות על מנת למקסם את המאמץ שלי בעסק, ולהביא את כל תהליכי העבודה למינימום זמן, מינימום מאמץ ומקסימום תוצר.

בניית "מערכת"

כשאומרים מערכת רוב האנשים מדמיינים פלטפורמה בודדת, לדוגמא אפליקציית הבנק או חנות האינטרנט שלכם. אבל זאת טעות בגישה: ע"מ לבנות עסק יעיל ואפקטיבי אתם נדרשים להסתכל על כל העסק כמערכת אחת, אשר מורכבת מעשרות תת-מערכות שונות.
דמיינו את גוף האדם כמערכת אחת, וכל התת-מערכות שבו (לב, ריאות, שרירים, שלד וכו') עובדות יחדיו להשגת מטרה משותפת.
וכך פעלתי. לא חיפשתי את מערכת החשבונאות הכי טובה, לא את מערכת האימיילים הכי משתלמת ובטח לא את פלטפורמת האינטרנט הכי זולה, אלא תכננתי מערכת שלמה שתכלול את כל הפעולות והתהליכים הנדרשים בעסק. החל משיווק, מכירות, בילינג, פיננסים, ניהול מוצרים ומלאי, ניהול לקוחות, ניהול אדמיניסטרטיבי, דו"חות, תגיות וכו'. ובו זמנית, מערכת שתדע לפרק את כל ההזמנות לכדי מוצרים על מרכיביהם השונים ותפיק לי דרישות ייצור ברמת ק"ג קמח, ליטר עגבניות, מספר ביצים, מ"ר של נייר אפיה וגרם של מלח.
כן, עד לרמה הזאת. והכל מבלי שאצטרך לחשב מאומה.

חלק מהתת-מערכות היו מערכות סאאס (SaaS) מוכנות (כדוגמת Shopify, Xero וכדומה), וחלק מהתת-מערכות פיתחתי לבד ובהתאמה אישית למה שהייתי צריך.

אוטומציה

המפתח לחיבור כלל תת-המערכות השונות לכדי מערכת על אחת הינה אוטומציה. ע"י שימוש חכם ונכון באוטומציה, אתם בעצם יוצרים סופר-כלי אחד גדול. דמיינו את קבוצת הרובוטריקים שמתחברים לאחד. לשמחתנו, היום כמעט כל מערכות הסאאס הקיימות יודעות לבצע ממשק בלחיצת כפתור לכל מערכת אחרת משלימה (לדוג' Xero לאפליקציית חשבון הבנק שלכם), ובמידה ואין ממשק קיים אזי מערכות כמו Zapier יהוו לכם את המתאם הנדרש.

פרוטוקולים

פרוטוקולים הינם אוסף של פעולות המסודרות ומתוזמנות בצורה אופטימלית להשלמת משימה בצורה היעילה והאפקטיבית ביותר.
במשך מספר שבועות חקרתי את כל הפעולות הנדרשות לכל משימה אפשרית בתהליכי הההזמנה, הייצור, ההכנה, האריזה, השילוח, המלאי ואף התקשורת עם הלקוחות והספקים. כל משימה שהייתה בעלת חזרתיות מסויימת נכנסה לפרוטוקול, עד שבסיום התהליך יצרתי "חוברת פרוטוקולים" לניהול והרצת העסק.

גישה זאת עזרה לי במספר אופנים:
ראשית, לא צריך יותר לחשוב. כל הפעולות שלי הפכו להיות אוטומטיות ואפשרו לי לפנות את המוח והמחשבה להתעסק עם דברים אחרים.
שנית, בעצם קיום הפרוטוקולים יצרתי משבצות זמן של עבודה. כמו בדידים של משימות. שאפשרו לי לפרק את כל הפעולות של עסק לכדי מיקרו-משימות ולפזרם בצורה גמישה לאורך השבוע לפי נוחיותי בלו"ז העבודה הרגיל שלי בסטארטאפ שאותו אני מנהל.
ואחרון, בכל פעם שהתחלתי משימה, ידעתי בדיוק כמה זמן תיקח, כמה מאמץ אני צריך ומה יהיה התוצר הסופי הן בכמות והן באיכות.

בקרת איכות

בתחילת הדרך כמות הטעויות שעשיתי בהזמנות משולה למספר הביצים בסיר ג'חנון. הרבה.
אף אחד איננו חף מטעויות, אך הגישה הנכונה למזעור הטעויות איננה לבדוק את המוצר הסופי בסוף התהליך, אלא להטמיע מיקרו מנגנוני בקרה לאורך כל התהליך.
החל מנקודת המגע הראשונית עם הלקוח, לאורך כל תהליך עיבוד ההזמנה, תהליכי הייצור השונים, האריזה ואף השילוח. ככל שיהיו יותר נקודות בקרה בלתי תלויים, כך תמזערו את מספר הטעויות בעסק ואף תעלו את רמת האיכות הכוללת. תקראו את הסיפור של טויוטה בשנות ה-80 וה-90.

לסיכום

ישנם לא מעט דרכים, שיטות ומערכות שיכולים יחדיו להפוך את ניהול העסק שלכם ליעיל ואפקטיבי יותר. אבל הדרך לשם מתחילה וממשיכה בכך שתשאלו את עצמכם באופן קבוע בעודכם עובדים:

האם מה שאני עושה תורם למטרה הסופית בצורה המקסימלית?

והאם אני עושה זאת בצורה האופטימלית?

בהצלחה