כפי שכולנו רואים מגפת הקורונה יצרה איזה RESTART לאנושות. מחד חידדה לנו את מה שחשוב – הבית, המשפחה הקרובה, מקום העבודה ערבות הדדית, ומאידך האיצה מסביבינו תהליכים טכנולוגיים והראתה שאפשר אחרת – אפליקציות לועידות דיגיטליות, טכנולוגיות שמסייעות לעבודה מהבית, למידה מקוונת, שימוש מוגבר באמצעי איכון ואנליסטיקה (AI), שימוש מושכל ברשתות חברתיות להעברת תכני תרבות והקלה על הריחוק החברתי שנכפה עלינו. מאד מאד מקווה ומאמינה שתהליכים כאלה ילוו אותנו הלאה, גם כשנצא מהמשבר. שנדע לקחת את היתרונות וההזדמנויות שנוצרו לנו כאן.

אני עצמי שנים רבות עובדת ומלווה חברות תעשייתיות גלובליות, יצואניות גדולות, עם אתרים המפוזרים טרנסאטלנטית ולקוחות בכל העולם. חברות כאלה עושות שימוש בטכנולוגיות אלה מזה שנים רבות, היות וזה כורח, לא ניתן באמת לקיים את כל השיחות והישיבות פנים אל פנים וזה גם יקר ולא יעיל. לכן עובדים בחברות אלה מוצאים את עצמם מתנהלים ב WEBEX או ב LOOPUP או ב SKYPE כדבר שבשגרה. היום ZOOM  זה פתאום הלהיט.

אבל מה שקורה עכשיו זה שמגזרים נוספים , נדמה פתאום שכולם עושים בזה שימוש ותתפלאו – זה יעיל.

לדוגמא חברה שלי, שעובדת במנהל ההדרכה הצפוני של משרד החינוך, מתנהלת כבר עם הצוות שלה ב ZOOM וזה עובד. אחותי ובעלה שמשמשים כנציגי הורים בוועדות השמה לילדים עם צרכים מיוחדים בשבועיים האחרונים עברו גם להתנהל כך.

בעלי למשל , איש  תעשייה בטחונית מובהק, כן מורגל בקיום קונפרנסים דיגיטליים – אבל פתאום ממש עובד מהבית ומגלה שזה בעצם מאד יעיל!

את המינוף הזה אסור לנו לפספס ואני מקווה שחברות וארגונים שאימצו את זה רק לאחרונה ישכילו להמשיך ולהשתמש בכלי זה ותכף אדגיש את היתרונות הגלומים לפרט ולארגון.

אני מודה שכמנהלת בעבר, כשביקשו ממני לעבוד מהבית אישרתי אבל ככה תמיד "בחשד"…בטח אם את אמא לילדים קטנים וכאלה….למרות שכאשר אני עצמי עבדתי מהבית, נכון שנתן לי גמישות אדירה אבל מצאתי את עצמי פתאום עובדת בשעות לא שעות ובימים אינטנסיביים יותר מאשר במשרד.

חיסכון בזמן ויצירת גמישות ביום העבודה

עבודה מהבית, אם מתנהלת נכון יוצרת חיסכון ברור בזמן וגמישות לעובד, ולמעסיק כתוצאה מזה אפשרות להתייעלות שאפרט עליה בהמשך. מרביתנו "מבזבזים" מעל לשעתיים ביום על נסיעות (הלוך וחזור). יום עבודה ממוצע הוא בן 8-10 שעות. אתם מבינים מה זה אומר? חסכו של 20%-25% בזמן עבודה. חיסכון בזמן ובכסף על התארגנות (להתלבש, להתאפר). ביום שעובדים מהבית, אפשר טיפה פחות להשקיע בהתארגנות ליציאה. לנו הנשים זה אומר עוד איזה שעה חיסכון בזמן….ובסופו של דבר אולי אפילו חיסכון כספי בסוף החודש.

"מתיחת" יום העבודה ואפשרות לשילוב עם צרכי המשפחה. כשפתאום לא צריך להתארגן ולהיכנס לרכב אז כל אחד לפי איך שהלו"ז שלו מתנהל יכול לנצל שעה בבקר במקום לנהוג ולנקות מיילים, לפזר ילדים (מי שעוד צריך) ולהתאמן שעה. להנות כשהילדים חוזרים איתם ובכיף להשקיע עוד שעה בערב אם צריך.

מעבר לשעות הנסיעה , וכל מי שעבד חלק מהזמן מהבית מגלה שפתאום עובדים יותר "יעיל" ו "מתוכנן" . מי שצריך לדבר איתי לא קופץ למשרד שלי בספונטניות אלא קובע איתי שיחה כשמתאים לשנינו וחושב אולי פעמיים אם הוא באמת זקוק להתייעצות איתי. זה גזלן זמן לא קטן "ומשנה תוכניות" ולכן פוגע באפקטיביות יום העבודה אם תחשבו על זה. זה כיף, זה משחרר לפעמים מתכנון אבל לאורך זמן זה לא יעיל. אני מעריכה שזה מינימום גוזל שעה עבודה.

שיחות המסדרון  והמטבחון, שיש להן את היתרונות שלהן הן גזלניות זמן לא קטנות, במצטבר על פני היום בטח ששעה.

מנכ"לים ולמובילי משאבי האנוש בארגונים –  אני חושבת שנוצרה פה לארגונים הזדמנות קודם כל לתת את האפשרות הזו ואת הגמישות וזה בעצם חלק מחבילת ההטבות של העובד. דור ה- Y וה Z שמהווה את מרבית כח העבודה של היום מאד מעריך את הזמן הפנוי והגמישות שלו ולכן יש כאן הזדמנות גדולה בעיניי.

התייעלות פוטנציאלית בכח האדם

לאור כל החסכונות הצפויים למעלה ייתכן שבתכנון נכון זה יכול אפילו להוות בסיס להתייעלות בכח האדם בתחומים הרלבנטיים ב 20%-25%. פעם אחת בגלל עצם החיסכון בזמן ופעם שנייה היות וכאמור עובדים רבים יראו בזה הטבה שתתמרץ אותם . תחשבו על זה עצם האמירה שהמעסיק סומך על העובד ועל ניהול הזמן שלו גם מרחוק – זה יוצר תמריץ אדיר והזדמנות ללקיחת אחריות נוספת ע"י העובד והעלאת הפרודוקטיביות.

חשיבות התכנון ושגרות הניהול לצד ימי עבודה מהבית, חשוב לתכנן ימי משרד בקפידה לפגישות תקופתיות (חודשיות נאמר), תיאום ציפיות וכן גם לגיבוש הצוות.

למנהלים  – כדי שהעבודה מרחוק תהיה אכן אפקטיבית ולא תיצור כאוס , זה מחייב אתכם לייצר שגרות ניהול ובקרה מסודרות. מי שרגיל לנהל "ספונטני" ולכבות שריפות כל הזמן – אין מצב שניהול צוות כזה מרחוק יכול לעבוד. דרך אגב שיטות כאלה גם בנוכחות במשרד  לא עובדות טוב לאורך זמן. אז לצד אימוץ שיטות עבודה מתקדמות אלה אכן יש להתאמץ ולייצר את שגרת העבודה המסודר (שיחת צוות יומית לדוגמא), מערכות דיווח משימות שיתופיות וכו. בהיי טק, בתחום פיתוח תוכנה רבים כבר עובדים כך שנים רבות.

כמו כן והתייחסתי לכך קודם, וגם זה צו השעה עכשו בחלק גדול מהארגונים – "התייעלות" בכ"א , תשתמשו בזה ככלי. תאפשרו גמישות ועבודה מהבית מה שיאפשר לכם בסופו של דבר להתייעל ב 20%-25% בצוותים מסויימים להערכתי. זה גם משליך על חיסכון במקום, בהוצאות תפעול אחרות.

השקעה בהדרכה

כמו כן מעבר ליצירת שגרות עבודה צריך להשקיע בהדרכת המנהלים והצוותים לעבודה אפקטיבית מהבית.

עבודה היברידית – שילוב של ימי משרד ובית

כלומר שילוב מאורגן של עבודה מהבית עם ימי משרד שיותאמו למקום העבודה כדי לייצר את הגיבוש הנדרש וההיכרות האישית של הצוות, אינטראקציה מאורגנת עם מחלקות תפעול/ייצור/מחסנים שמחייבות נוכחות פיזית וכן מעת לעת להעביר תכנים/פגישות ארוכות יותר שלא יהיו אפקטיביות באמצעים דיגיטליים.

מניסיוני ניתן בהחלט ליישם, בהתאמות הדרושות בקרב צוותי שירות לקוחות, CUSTOMER CARE , צוותי מכירות, צוותי תכנון ורכש – תפ"י, חומרים, תכנון אספקות, צוותי כספים וכלכלה, אנליסטים, צוותי משאבי אנוש והדרכה, צוותי הנדסה ופיתוח, צוותי IT ועוד.

מנהלות משאבי אנוש (אתן הרוב כאן אין מה לדבר…) – יש לכן הזדמנות להוביל את המהפכה הזו בארגון , לתרום הן לשרידות העסקית ולהתייעלות הנדרשת לצד שימור כח אדם איכותי והעלאת המוטיבציה.

אשמח לשמוע דעתכם ומניסיונכם. מוזמנים לפנות אלי גם להתייעצות לגבי הארגון הפרטי שלכם. העיקר – תהיו בריאים, תישארו בבית ושנסיים עם זה בקרוב.