היתרונות של תכנון מכירות ותפעול S&OP ידועים היטב – למשל, דיוק תחזית משופר, הון חוזר נמוך יותר, שירות לקוחות טוב יותר ו-(EBITDA) רווח גולמי גבוה יותר. למרבה הצער, עבור חברות רבות, תהליך ה- S&OP שלהם לא הניב תוצאות אלו. אם זה נשמע מוכר מדי, יתכן וחסר לכם המרכיב העיקרי של מעורבות מנהלים יעילה.

S&OP- Sales & Operations Planning

ברוב החברות יש סוג כלשהו של תהליך תכנון מכירות ותפעול (S&OP) עם זאת, מעטים מאוד ידרגו את עצמם כ"טובים" או "מעולים". מדוע חברות אלו אינן מיישמות את מלוא היתרונות של S&OP? רבים כנראה תקועים בשלב השני של המודל של גרטנר (The Gartner S&OP Maturity Model), שם התהליך עדיין לא השתלב במלואו.

בשלב זה, יש מעט שיתופי פעולה בין-פונקציונליים. כולם כלואים בתוך הממגורה ("חלקת האלוהים הקטנה שלהם") הפונקציונאלית שלהם, ונקודת מבט זו מגדירה כיצד הם מסתכלים על נושאים העומדים בפני הארגון. אנשים העובדים בממגורות אלו נוטים להיות בעלי מידה מסוימת של אוטונומיה ולקבל החלטות משלהם. עם זאת, החלטות אלה מנוגדות לרוב לתפקודים אחרים ועלולות לפגוע בביצועים הכלליים של הארגון. כתוצאה ישירה, יש מעט מאוד שיתוף פעולה, והארגון הכללי מושפע לרעה.

סמנים אחרים לבגרות שלב 2 הם אינדיקטורים לביצועי מפתח (KPI) שלא מיושרים. מעטים (אם בכלל) מ- KPI אלו הם תוצרים של תהליך קבלת החלטות משותף.

אז יתכן שיהיה לך ממגורה אחת שמכוונת ל- KPI אחד שמונע ממגורה אחרת משלהם  להגיע.

בקיצור, תהליך S&OP צעיר אינו מתמקד ב"תמונה הגדולה". זה פחות קשור לאסטרטגיה ארוכת טווח ויותר לביצוע לטווח קצר. תוצר הלוואי של קוצר הראייה הזה הוא התמקדות מבצעית בכיבוי שריפות. תהליך S&OP יעיל אמור למנוע מלכתחילה שריפות.

להניע קדימה ולמנוע צווארי בקבוק, זוהי בשלות S&OP

תהליך S&OP בוגר מתרגם אסטרטגיה לביצוע. ביצוע הדורש שיתוף מנהלים בתהליך לסייע בקביעת יעדים, שמירה על סטנדרטים ולעודד ולצפות לשיתוף פעולה בין המחלקות. מנהלים נמצאים שם בכדי להביא את נקודת מבט הנחוצה  של  ה"תמונה הגדולה". עם זאת, קל יותר  לומר מאשר לעשות – להשיג ולשמור על תשומת לבם של מנהלים.

כיצד לשמור את המנהלים מעורבים  ב- S&OP

1

שמרו על מיקוד אסטרטגי – תהליך S&OP יעיל מתבונן באופק של  3-18 חודשים ומתמקד בתרגום אסטרטגיות עסקיות לתוכניות תפעוליות. הימנעות מהתייחסות לאופק של  0-2 חודשים אשר בעיקר ממוקד מבחינה תפעולית מעביר  את התהליך מעל החששות התפעוליים היום יומיים. זכרו, S&OP אינו כיבוי אש; זה מניעת שריפה. על מנת להתמודד עם הטווח הקצר יישמו תהליך נפרד אך שיהיה מחובר לתהליך ארוך הטווח (זכרו, התמונה הגדולה).

2

התחבר לכספים – תהליך S&OP יעיל מושרש במדדים הפיננסיים ברמה גבוהה שמנהלים חיים לפיו. הגישה שלך צריכה לשלב מערך KPI מבוסס תזרים מזומנים ההראה את ההשפעה של התאמות אפשריות במונחים של הון עבודה, ROI ו- EBITDA. היתרון הנוסף של בנייה ותחזוקה של תוכנית ל-18 חודשים הוא שהיא מעניקה למימון זינוק בתכנון ותקצוב שנתי.

3

תן להם הזדמנויות להוסיף ערך – אין להתייחס לפגישות S&OP כאל דיווח או הזדמנות לקבל אישור חותמת גומי. מנהלים מחפשים הזדמנות להוסיף ערך לעסק על ידי הערכה ותיעדוף של תרחישים שונים  דוגמת מה-אם, הבנת הסיבות לשונות ובסופו של דבר קבלת החלטות על בסיס האסטרטגיה שלהם.

מעורבות ניהולית יעילה היא גורם מפתח להנעת התהליך ולהגעה S&OP בשל. ברגע שהיישום יהיה שלם, הארגון שלך יתחיל להבין את מלוא היתרונות של תהליך תכנון חיוני זה.

סגירת הפער בין S&OP טקטי לבין ביצוע תפעולי

לצערנו הרב, כמעט בכל יום, יש לנו אתגרים/בלתם שעלינו לטפל בהם SOS והרבה מנהלים במקרים כאלה, מסיתים את צוותי ה S&OP לטפל במשימות אלו ועוד משימות קצרות טווח, ואז שהם כבר צריכים לספק נתונים והמלצות טקטיות אז או שלא היה להם מספיק זמן לנתח את הנתונים וכתוצאה מכך המידע שלהם לא היה מספיק מפורט. מה שהופך את התהליך לפחות אפקטיבי.

בכל פרויקט אנו מפתחים תהליכים ליצירת תוכניות טקטיות שמטרתן לשמור על איזון ביקוש והיצע. עם זאת, צוות התפעול מתקשה לעיתים קרובות לקבל זאת.

צוות ה- S&OP מקבל משוב כגון, "טוב, זה נחמד לדעת, אבל לא ממש שימושי", "זה ברמה גבוהה מדי – אנחנו צריכים יותר פרטים" או "זה מסתכל רחוק מדי אל העתיד".

מכיוון שנושאים תפעוליים רבים הם בעדיפות גבוהה, הם מושכים את תשומת ליבם של ההנהלה, ולעתים קרובות מותירים את תהליך S&OP בסכנה. לאט לאט, צוות S&OP מוצא את עצמו מנסה לתמוך בפעולות בתהליך שלא נועד לספק את רמת הפירוט הנדרשת.

כתוצאה מכך, יש להם פחות זמן לתכנון טקטי כדי לתמוך בקבלת החלטות מבצעיות. בסופו של דבר, תהליך S&OP הופך להיות חסר יכולת ואינו יכול לעשות עבודה טובה עבור אף אחד מהצדדים.

חבר את התכנון לפעולות באמצעות S&OE

S&OE – supply and operations execution

באפשרותך לשבור מעגל קסמים זה על-ידי יישום תהליך אספקה וביצוע פעולות (S&OE) תהליך זה משמש כקשר טקטי לתכנון תפעולי, ומזהה סטיות ופועל על פי חריגים כאשר סטיות אלה מגיעות לסף מוגדר. על S&OE לתרגם ולפרק תוכניות טקטיות, ברמת פירוט גבוהה יותר, ויש להם את היכולת להבין אם והיכן קיימות הסטיות מנקודת מבט של פעולות.