להשיג את המקסימום מכל יום

במחקר שנעשה בקיימברידג' מצאו החוקרים שבחברות שבהן המנכ"ל התמקד בעתיד (ולא בהווה או בעבר) הוציאו מהר יותר מוצרים חדשים, דבר שסייע להסתגלות החברה לשינויים באקוסיסטם.

מנהלים רבים מנסים לייעל את ניהול הזמן שלהם, כלומר לעשות את הדברים שהם עושים בצורה הטובה ביותר. אולם הפתרון לסוגית הזמן נעוץ בתשובה לשאלה האם אתם אפקטיביים? כלומר האם אתם משקיעים את הזמן שלכם בדברים הנכונים.

כיצד תצליחו בזמן שעומד לרשותכם להשיג את המקסימום מכל יום?
הנה כמה המלצות.

לגבש מסר אחיד עקבי וברור

גבשו לעצמכם "אני מאמין" ניהולי בעל מסר קצר וקולע. המסר צריך לשקף את מה שאתם רוצים להשיג.
ניקח לדוגמה את זאפוס, חברה למכירת בגדים ונעליים אונליין, הידועה בשירות שלה, שיצר את הבידול העסקי של החברה. טוני הייש, מנכ"ל זאפוס, הגדיר את המסר שלו – "שירות לקוחות ואוו". לכאורה, זהו מסר שכיח בארגונים רבים, אולם הייש לקח את המסר הזה צעד קדימה ובנה סביבו את כל האסטרטגיה העסקית; אף שהחברה מוכרת מוצרים אונליין, לקוחותיו יכולים ליצור קשר טלפוני עם נציג שירות. בניגוד למוקדי שירות אחרים, בזאפוס לא מודדים את זמני השיחה של נציגי השירות, ואין לחץ לסיימה מהר ככל האפשר. כמו כן, השיחה מתנהלת כמפגש בין-אישי ללא תסריטי שיחה מובנים.

עוד אחד ממאפייני השירות הייחודיים הוא שהלקוח יכול להחזיר את המוצר במשך שנה מיום הרכישה. בזאפוס הגדילו לשרת את לקוחותיהם – והם מסייעים להם להתחבר לחברות מתחרות במידה והמוצר אינו נמצא אצלם בחנות.

מסר ברור יעזור לך להיות ממוקד ולקבל החלטות ניהוליות בקלות ובמהירות. המסר יחלחל למטה בקצב מהיר וימנע בלבול ובזבוז זמן של העובדים בדרכים אחרות.

להעביר למנהלי משנה את האחריות לניהול השוטף

כדי שהשוטף לא ישטוף אתכם ותוכלו לעסוק בנושאים החשובים, רצוי למצוא זמן להעביר את המשימות השוטפות למנהלי המשנה.
אחת המנכ"ליות של ארגון הייטק הדגישה באזני לקח שלמדה עם הזמן: "בעבר נקטתי מדיניות של דלת פתוחה. כל עובד שרצה יכול היה לקבוע איתי פגישה ולדבר איתי. בזמן ההוא הארגון היה במשבר, והקשר האישי עם העובדים היה חשוב. עם הזמן המצב הארגוני השתנה והתאוששנו מהמשבר בו היינו. כעת המטרות שלי שונות ולמדתי שאני צריכה להגיד 'לא' לעובד ולהפנות אותו חזרה לשיחה עם המנהל הישיר שלו, אחרת הם מרגישים שעקפתי אותם."
ברגע שתתנו למנהלי המשנה שלכם סמכות ומשאבים לטפל בבעיות, פחות מקרים שוליים יעלו אליכם למעלה. יש לכך שני תנאים מקדימים: עליכם להקיף את עצמכם במנהלים איכותיים ומקצועיים בתחומם, וליצור עמם יחסים הדדיים של אמון וכבוד.

אם תחושו כי תנאי הסף הללו אינם מתקיימים, עליכם לבנות את ההנהלה שלכם תחילה.

לפנות לפחות 20% מזמנכם לנושאים החשובים באמת

אחרי שהעברנו את השוטף למנהלי המשנה, מה תעשו אתם המנהלים? רצוי שתשאלו את עצמכם האם אתם עסוקים בדברים הנכונים. לפיתוח יש סמנכ"ל פיתוח, לשיווק ולמכירות מנהל משלהם, אך מי מנהל את האסטרטגיה הארגונית, מי דואג להטמיע אותה בארגון, מי דואג לעורר השראה ומוטיבציה בקרב העובדים או לטפל בתרבות הארגונית? נושאים אלה נמצאים תחת אחריותו הבלעדית של המנכ"ל!

כל מנכ"ל צריך לבחור נושאים מסוימים שהם החשובים ביותר בעיניו, לפנות עבורם את זמנו זה יכול להיות אקטים של מנהיגות סימבולית או מטרות שדרכן הוא בוחר להשפיע על הארגון.

"יד על הדופק" 24/7 על פרויקטים מרכזיים

בפרויקטים מרכזיים בארגון, שקשורים ללקוח אסטרטגי או שהם בעלי השפעה ארוכת טווח על הארגון, רצוי שתהיו מעודכנים באופן שוטף.
כשעפרה חן, מנכ"לית נגב מינרלים, החליטה לעבור לשימוש בגז כמקור אנרגיה במפעל, הדבר דרש פעילות רבה מול משרדי ממשלה שונים. עפרה לקחה פרויקטור שניהל את הפרויקט בשוטף וגם היא עצמה השקיעה רבות בפרויקט בגלל חשיבותו האסטרטגית לארגון. דיוני סטטוס התנהלו אצלה במשרד באופן קבוע ושידרו לעובדים מסר שזהו פרויקט חשוב.

מעורבות אישית שלכם בפרויקטים מרכזיים תסייע לכם במתן דין וחשבון לבעלים או הדירקטוריון כיצד העניינים מתקדמים.

מפגשים עם לקוחות, עם ספקים ועם מתחרים

"חלק מהשגרה שלי היא שיח עם לקוחות, עם ספקים ואפילו עם מתחרים. זה עוזר לי להבין את ההתפתחויות בשוק. אני משתדל להיכנס לנעלים של הלקוחות ולהבין מה הצרכים שלהם וכיצד אני יכול לסייע," אומר איתן זינגר, מנכ"ל אתר מדלן.ואכן, מפגשים עם לקוחות אסטרטגים מהווים חלק חשוב מסדר היום של מנכ"לים רבים.
חשוב שתגדירו מי מהווה עבורכם לקוח אסטרטגי. ביקור שלכם אצלו מהווה מסר על החשיבות שאתם מקנים לו.

לסיכום

אנחנו מוגבלים רק ל24 שעות ביום. רבים מקווים שיהיה להם יותר זמן לעשות יותר דברים אולם הזמן שעומד לרשותנו הוא נתון שלא ניתן להשפיע עליו.
לעומת זאת, מה שאנחנו בוחרים לעשות בזמן הזה תלוי לגמרי בנו.
ולכן, נהלו את הבחירות שלכם שיובילו להשגת המטרות שלכם.