-בגליונות-אלקטרוניים-7-סימנים-שצריכים-להדאיג-אתכם

Designed by Pixabay

מאוהבים בגליונות אלקטרוניים? 7 סימנים שצריכים להדאיג אתכם

כאשר אנחנו מדברים על תכנון ביקושים ואספקות, תקציבים גליונות אלקטרוניים הם ברירת המחדל עבור מתכנני שרשרת אספקה, רכש וייצור. אך גליונות אלקטרוניים אפקטיביים רק בהתאמה למידת תחזוקת הנתונים בהם.

ארגונים רבים מסתמכים יותר מדי על כלי כזה פשוט לניתוח נתונים, הסקת מסקנות וקבלת החלטות. הגליונות האלקטרוניים אולי קלים לשימוש, אולם, בהרבה סיטואציות, אך חסר להם כח חישובי, מבנה סטנדרטי או יציבות נדרשת.

החוסר בולט במיוחד בתחום ניתוח ביקושים כאשר כל ההחלטות צריכות להתבסס על ניתוח עשרות אלפי שורות נתונים.

על מנת לבנות גליון אלקטרוני שיהיה מסוגל לנהל כמויות כאלה גדולות של נתונים, מישהו יצטרך להשקיע שעות בטיוב הגליון על מנת לספק את התוצאות הרצויות. אבל גם אז, התוצר הסופי יהיה איטי ועלול לקרוס בכל רגע!

מהם הסימנים שהנושא שאתם מטפלים בו  כבר גדול מדי מכדי לנהל אותו בגליון אלקטרוני?

1

טעויות בנוסחאות מסובכות עולות לכם הרבה כסף
כאשר משתמשים בגליונות אלקטרוניים, טעויות בנוסחאות הם במרחק מקש אחד בלבד. אם מספר התאים בגליון שלכם עובר את ה 50K  אז הסיכוי שלך לטעות גדל אקספוננציאלית. האם המאקרו שאתם מסתמכים עליו יעבוד זהה בכל גרסה של Office ? האם תאים נסתרים ששכחתם מהם יועתקו בצורה נכונה לגליון החדש ע"י עובדים אחרים? האם כדאי להיות מוטרדים מבעיות כאלה או פשוט עדיף להימנע מהן? לדוגמא בחברת JP Morgan  נתקלו בטעות שעלתה להם 6 מליון דולר בשל טעות תמימה באקסל שגרמה להזמנת מלאים עודפים שעד היום נמצאים במלאי.

2

אי אפשר לדעת מי שינה את הגליון?
במידה והגליון האלקטרוני משותף למספר גורמים יחד איך אפשר לדעת מי גרם לטעות? שורש הבעיה טמון בכך שגליונות אלקטרוניים לא נועדו ולא תוכננו להיות כלי שיתופי.

גם אם ניתן לפתח וליישם גליון אלקטרוני שיתופי אמיתי עם לוג שינויים , הזמן שתשקיעו בזה עדיף שיהיה מושקע בכיוון אחר.

3

בזבוז של שעות על בניית דוחות
הזמן הנדרש לטיוב הנתונים כדי שיצאו תרשימים נכונים הינו רב מאד. ואם נעשיתם טובים בבניית דוחות באקסל זו עבודה מונוטונית ומיותרת.

4

אתם האחראים על הגליון , מה קורה כשאתם צריכים לצאת לחופשה?
אם למשל הגליון שלכם משמש לתכנון הזמנות רכש, מישהו חייב להיות אחראי על הגליון הזה. הוא דואג לעדכן את הנתונים בגליון. העובד הזה דואג שהגליון יעבוד במשך כמה שנים. אבל מה קורה כאשר הוא עוזב או מפוטר או פשוט עובר לתפקיד אחר בחברה?

הדבר היותר גרוע מלהיות תלוי בעובד כזה הוא אם אתה עצמך אחראי על אותו גליון. מה קורה כאשר אתה צריך לצאת לחופשה? גם אם לימדת מישהו לתחזק את הגיליון ,האם אתה באמת סומך עליו?

זו לא שאלה של "אם יקרה משהו"… אלא "מתי שיקרה"…

5

שימוש בגליונות אלקטרוניים משמעו לייצר תהליכים "מותאמים" וזה עולה הרבה יותר כסף ממה שאתם חושבים
הדבר הטוב ביותר שאפשר להגיד על גליון אלקטרוני שהוא עובד רוב הזמן. אבל זה לא אומר שאתה מנהל ביעילות.

מה עם דורשים ממך להפחית את ערך המלאי ב 30%? כן אפשר לעשות כמה שינויים כדי להוריד את המלאי בטווח קצר. אבל אל תשכחו שייתכן שמה שגרם לכם לצבור את המלאים הללו מלכתחילה זה הגליון עצמו….

הבעיה היא שגליונות אלקטרוניים מחיייבם אותך לתכנן את התהליך שלך מאפס. האם המבנה של הגיליון מתועד היטב? האם הוא נתמך ע"י קבוצה של מומחים?

6

בכל פעם שיש שינוי אתם צריכים כמעט לבנות הכל מחדש
על מנת לעמוד בטבעו הדינמי והמורכב של השוק, צוותי שרשרת אספקה צריכים להיות מסוגלים להגיב לשינויים בזריזות. אבל אם תהליך ניהול המלאי שלך מנוהל בגליונות אלקטרוניים , לעמוד בקצב השינויים בביקושי הלקוחות או לשנות תנאי אספקה זה תהליך מורכב. קשה להגיב במהירות אם צריך לשנות את הגליונות ולעיתים ממש לבנות מחדש. הבעיה בגליונות אלקטרוניים היא שהם דורשים כל הזמן התערבות ידנית. גם בסביבות יציבות באופן יחסי, בהינתן כמות גדולה של מק"טים (SKU's) , לתחזק את הביקושים באופן כזה גוזלת הרבה זמן.

7

גליונות האלקטרוניים מעכבים את פוטנציאל הצמיחה של הארגון
במידה והחברה שלכם קטנה יחסית, מתמקדת בצכירות רק בשוק המקומי, בעלת אתר ייצור אחד ומחסן אחד, ייתכן שגליון אלקטרוני יספיק לטובת תכנון ביקושים / ייצור. אבל כאשר הביקושים גדלים והארגון מתרחב למספר אתרים המורכבות של התפעול הופכת להיות ספירלית.

עד כמה  גליונות אלקטרוניים הם סקלביליים? האם יש להם יכולת לתמוך בגידול ובמורכבות העולה?

ברוב החברות, צמיחה מתבטאת בביקושים גדולים יותר. זה מחייב את צוותי התכנון לנהל רשתות מורכבות יותר עם יותר לקוחות ויותר מוצרים. כל השילובים האלה מובילים לגידול אקספוננציאלי בנתונים. כאשר מנסים לנהל את כל זה רק באמצעות גליונות אלקטרוניים מספר שורות הנתונים כבר לא הגיונית לניהול.

לסיכום

מערכת תכנון אפקטיבית צריכה לא רק לתמוך בצמיחה אלא להכיל את המורכבות על מנת לספק לארגון תובנות משמעותיות. ע"י אוטומציה של תהליכי התכנון, צוותי שרשרת אספקה יכולים להתמקד בנושאים הקריטיים יותר איפה שהם באמת נדרשים.

זה הזמן להיפרד מהגליונות האלקטרוניים שלכם בתחום שרשרת אספקה ולבחור תוכנה ייעודית לניהול כל מערך תפעול המכירות והאספקה (S&OP) שלכם.