הצורך בטרנספורמציה דיגיטלית בארגונים קטנים ובינוניים

מה היא טרנספורמציה דיגיטאלית?

ההגדרה לטרנספורמציה דיגיטאלית היא אימוץ שינויים טכנולוגיים חדשים ותכופים על מנת לפתור בעיות וליצור הזדמנויות עסקיות ובידול תחרותי.

מדובר בשימוש שעושים בהתפתחויות הטכנולוגיות כדי להעניק ערך עסקי משמעותי ללקוחות ולארגונים. הפתרונות הטכנולוגיים מביאים עימם יעילות, אוטומציה וסוגים שונים של פתרונות יצירתיים וחדשנות, מעבר לתמיכה והרחבה של שיטות מסורתיות .

אם אתה לא שם אתה לא קיים

חברת אמזון כאתר אינטרנט והמייצגת את המסחר החדש מוכרת יותר מרשת וואלמארט על שלל סניפיה הפיזיים.

המהפכה לא קרתה ביום ואף לא בחודשיים: אמזון החלה למכור רק ספרים ברשת, אט אט היא הגדילה את מגוון המוצרים שלה, שיפרה את האיחסון והליקוט שלה וכן את רשת ההפצה, כאשר המחשוב שלה תומך בכל התהליכים הלוגיסטיים. היא תמכה בסוכנים שהשתמשו בפלטפורמת המכירות שלה ובנתה, יש האומרים כפתה, את התרבות הניהולית שלה ששמה דגש על מצויונות .

כיום כל עסק ובעיקר עסקים קמעונאים, החל בשירותי עריכת דין ודרך מטבעות קריפטו ודירות ומכוניות – כולם מוכרים דרך הרשת.

בעל עסק היום מרגיש שללא נוכחות אינטרנטית הוא לא יהיה נגיש ללקוחות הפוטנציאליים והלקוחות האמיתיים שלו. אם נוסיף לכך את העובדה שטווח הקשב והסבלנות של לקוחות רבים התקצר והם דורשים מענה מיידי לבעיות שלהם, נוכחות 24/7 הופכת חיונית לא רק לביצוע הקניות אלא גם לשירות.

על מנת שכל אלו יתאפשרו בקלות במחיר סביר ללא עלויות תחזוקה גבוהות כדאי וראוי להתאים את מערכות המידע של הארגון לעולם המשתנה.

להלן שלושה יתרונות שמתקבלים בעקבות הטרנספורמציה הדיגטאלית, שמערכות המידע של הארגון חייבות לעבור בדרך לנוכחות ברשת:

חיסכון עלויות בניהול מידע

ישנן ארבע תשתיות בסיס שעליהן בונים כל הארגונים שבעולם קטלוג פריטים כולל ברקודים ותמונות במידת הנחיצות והשימוש שבהם בארגון. תמונות תמיד ישמשו אותנו באתרי סחר, בקופות מכירה ועוד, ברקודים לרוב ישמשו בפרטי מלאי וניהול מתקדם שלו. 

 – קטלוג פריטים – מקום אחד מרכזי לתחזוקת הפריטים בארגון אשר מכיל את כל המידע לגביהם

 – קטלוג ספקים – רישום אחד מרכזי לתחזוקת הספקים בארגון אשר מכיל את כל המידע לגביהם

 – קטלוג לידים ולקוחות – מרכז את הלקוחות והלידים בארגון ומכיל את כל המידע לגביהם

 – מחירוני מכירה ורכש – המקום בו קטלוג הפריטים נפגש עם קטלוג הספקים והלקוחות

איי מידע

כאשר ישנן רשומות כפולות של רשומות, הדבר נובע מכך שנוצרו איי מידע בארגון.

כל רשומת מחשב (פריט,ספק,לקוח) עולה לארגון 5$ בשנה (על פי קבוצת גארטנר), ולכן כל ייעול ואי יצירת רשומות קטלוג כפולות חוסכת לארגון כסף במכפלות של הרשומות הכפולות. כאשר נערכים לעבודה עם רשומות מאוחדות, לרוב רק אדם אחד עם מבט של 360 מעלות על רשומות הפריט, הלקוח והספק יטפל בצורה הכי מקצועית ברשומות אלו תוך דגש על התאמתן לכלל התהליכים שישנם בארגון.

איי המידע גם מקשים על הפקה קלה ומהירה של דוחות חוצי תהליכים וחוצי מערכות ומצריכים מאמץ וכסף רב בהפקת דוחות. ביצוע טרנספורמציה דיגיטלית מפשטים ומקלים על הפקת הדוחות.

דווקא הקלות והנגישות של המידע הם אלו שיוצרים בארגון גם חששות והתנגדות למהלך הדיגיטאלי.  

חיסכון בעלויות תחזוקה

כאשר נוצרים איי מידע, נוצר מצב שבו בעסק אחד למערכת המידע קיימים מספר רב של ספקים: אחד לניהול הרשת והשרתים, ספק אחר לניהול מערכת הנהלת החשבונות (שלרוב נמצאת אצל רו"ח חיצוני), אחד לניהול המחסן, אחד ל CRM ומעל כל זה מתקינים מערכת דוחות (BI) – על מנת ל"פשט" או שלוקחים מומחה אקסלים שרוקח כל הזמן דוחות ביצוע.

כאנלוגיה נדמה את מערכת המידע כרכב, שבמקום לטפל בו במוסך מורשה, הייתם פונים לחשמלאי שיטפל בבעיות החשמל, פנצ'ריה לטיפול בצמיגים, מוסך למנועים שיטפל במנוע וגם לוקחים מומחה שיעביר את הרכב שלכם "טסט" – כל זה היה עולה לכם הון.

טרנספורמציה דיגיטלית מרכזת את כל המידע תחת מערכת מידע מרכזית. אותה מערכת מתממשקת בקלות באמצעות ממשק סטנדרטי (API) למערכות חיצוניות, כאשר אין צורך בגיבויים,ואין צורך בטכנאים וגם לא ברשתות כי יש אינטרנט 24/7, ואין צורך בעדכון גירסאות והשבתות בעקבותיהן מכייון שעדכון הגירסה נעשה ברקע ורק מתקבלת הודעה על ביצועו. החיים נראים פשוטים הרבה יותר.

כשישי שינוי בעובדים – כל פעם שנוסף עובד/ים או שמקצצים עובד/עובדים פשוט מודיעים לספק של התוכנה שמהחודש הבא או הרבעון הבא כמות המשתמשים במערכת תקטן או תגדל.

כאשר העסק גדל ומתפתח לכיוונים חדשים כמו מסחר אלקטרוני או ניהול פרויקטים, פשוט רוכשים את המודול הנוסף וממשיכים לעבוד כרגיל על תשתיות הנתונים הקיימות.

כך נוצר חיסכון אדיר בעלויות של פיתוח ותחזוקת מערכות המידע.

מי העובד הכי יקר בעסק שלכם?

העובד הכי יקר, הכי מוכשר והכי ממוקד במטרת העל שהיא הצלחת העסק שלכם הוא אתם. כאשר פלטפורמות המידע מבוזרות ומצריכות טיפול כגון פניה לספקים שונים, תקלות טכניות ו/או תהליכיות רק אתם מהווים את מוקד הטיפול. במיוחד כאשר מדובר בתקלה חוצת מערכות.

כאשר עוברים למערכת מרכזית אחת "זריקת" האחריות בין מוקדי הטיפול לא קיימת וקיים מוקד פניות אחד מרכזי שמטפל בכל הפניות והקריאות והתקלות עבורכם, ובכך נחסך זמן יקר.

לדוגמא אם המערכת שברשותכם לא מסוגלת להפיק דוח מאזן ואתם תלויים בהעברת הנתונים לרו"ח חיצוני שיעבור על שלמות הנתונים ויפיק עבורכם דוח.

זמינות הדוח היא לפעמים כל ההבדל בין מערכת מידע מתפקדת ובשליטתכם ובין תלות.  כשפעמים רבות עד שמופק הדוח, הנתונים בו הופכים לא רלוונטיים מבחינתכם.  

לסיכום: 

העברת הארגון שלכם טרנספורמציה דיגיטאלית תחסוך לכם זמן וכסף. תבנה עבורכם תהליכי עבודה נכונים, הפקת דוחות מהירים ונגישים עם מידע עדכני ועם שקיפות מירבית בעסק.