כל ניהול של כל פרויקט מחייב תכנון. בין אם מדובר על פרויקטים של יזמים בתחילת דרכם, של חברות קטנות או גדולות, או בחיים הפרטיים. זה מתחיל ממשהו שאנחנו רוצים שיקרה בעתיד, חזון כלשהו או מקום שאנחנו שואפים להגיע אליו. כדי שנצליח להגשים את השאיפות, כדי שהן לא יישארו בגדר חלומות אלא יהפכו למציאות, אנחנו חייבים לתכנן איך לממש אותן. אבל איך בכלל אפשר לתכנן במציאות שמשתנה כל הזמן?
תארו לכם עולם שבו היה לנו את כל המידע. היינו יכולים לדעת מה יקרה, איזה מלחמות ומגיפות יהיו, מתי ואיך יגיבו השווקים הפיננסיים, איך יגיב שוק העבודה, איך זה ישפיע על צרכים של משקיעים, של תורמים, ועל התנהגות של אנשים, של רשויות ומשרדי ממשלה. תעשייה שלמה מתפרנסת מהצורך שלנו לקבל תחושה של וודאות, אפילו חלקית, על מה שקורה מסביבנו ועל מה שיקרה בעתיד, בניסיון להבין את המציאות שסביבנו ולצפות את העתיד. אנחנו נאחזים בכל דבר שאפשר כדי להיערך מראש, כדי לתכנן.
אנחנו רוצים להבין לאן אנחנו הולכים, ואז לתכנן את המסלול. התוכנית חשובה משום שהיא נותנת לנו מטרה, כיוון, וגם סוג של ביטחון. תחושה שאנחנו יודעים לאן אנחנו הולכים ואיך להגיע לשם. והוודאות עוזרת לנו להכין את התוכנית. לו רק היינו יכולים לקבל מראש את כל המידע על המסלול, ולדעת בביטחון, בדיוק ובפרטי פרטים מה הדבר הבא שצריך לעשות, ומתי יהיה הכי נכון לעשות אותו. כמה כסף היינו חוסכים, כמה אנרגיה וכמה עוגמת נפש.
אבל מה קורה אם תוך כדי המסלול קורים דברים שלא צפינו מראש ולא מאפשרים לנו ללכת בו? אם הגענו לנהר והסירה שהייתה אמורה לחכות לנו על גדת הנהר לא נמצאת שם? לשחות? ללכת מסביב?
לצערנו או לשמחתנו, הדבר היחיד שאפשר לדעת בוודאות די מוחלטת הוא שהמציאות לא תתאים את עצמה לתוכניות שלנו. היא תפתיע אותנו כל פעם, בכל מיני צורות. ובכל פעם מחדש אנחנו נדרש להתמודד עם תנאי המציאות המשתנה. בכל פעם מחדש נצטרך שוב לאזור אומץ ולהסתגל.
אז האם צריך להכין תוכנית מגירה לכל תרחיש אפשרי? אינספור תרחישים לאינספור אפשרויות שיכולות להתרחש, שיתנו לנו קצת תחושה של וודאות ושל יכולת להתמודד עם כל מה שנקרה בדרכנו?
האפשרות הזאת היא גם ישימה באופן חלקי בלבד, וגם דורשת השקעה עצומה של זמן ואנרגיה באיסוף מידע והכנה. משום שגם לו היינו אוספים כל בדל מידע קיים, ואחר כך משקיעים את הזמן והאנרגיה הרבים הנדרשים להכנת אינספור תרחישי התמודדות, רוב הסיכויים שעדיין נמצא את עצמנו מופתעים מתרחיש בלתי צפוי כלשהו.
אפשרות אחרת היא לעזוב לגמרי את התוכניות. לוותר עליהן ולתת להזדמנויות אקראיות ולמסלול לקחת אותנו לאן שיקחו. האפשרות הזאת דורשת הרבה פחות זמן ואנרגיה בתכנון וחשיבה, ומידה לא מבוטלת של אומץ, לקפוץ למים, להפסיק לגמרי לתכנן ופשוט לזרום עם מה שקורה. יחד עם זאת, אם נבחר באפשרות הזאת, רוב הסיכויים שלא נגיע ליעד שתכננו להגיע אליו.
לתוכנית עבודה יש חשיבות עצומה. כלפי פנים היא חשובה לרתימת העובדים למטרה, וכלפי חוץ היא חשובה להוכחת אפקטיביות ולגיוס תמיכה. לכן, במיוחד אם צריך להוכיח אפקטיביות, התקדמות ועמידה ביעדים, כנראה שזאת לא דרך הפעולה המומלצת.
אז איך בכל זאת לשלב בין שתי האפשרויות האלה? מצד אחד לתכנן, להציב יעדים ולהוכיח אפקטיביות, ומצד שני להבין שהתוכנית עדיין כוללת חלקים גדולים של חוסר וודאות, ולאזור את האומץ להתמודד עם חוסר הוודאות הזה?
כדי להפוך את התוכנית לישימה ומותאמת יותר לתנאי המציאות, מומלץ להתרכז, כשלב ראשון, בהגדרה של שני דברים:
הדבר הראשון שצריך להגדיר הוא לאן אנחנו רוצים להגיע. מה אנחנו רוצים להשיג. בשלב הזה מדובר עדיין על שאיפה או חזון לטווח הארוך, גם אם הם נראים עדיין בלתי מושגים או מאוד רחוקים. מה אנחנו רוצים להשיג במונחים של יצירת שינוי או השפעה? איזה אימפקט אנחנו רוצים ליצור? זה שלב חשוב ביותר בתהליך, שרבים לא עוצרים לחשוב עליו כי הוא נראה מובן מאליו. אבל כשמנסים להגדיר אותו במילים מגלים שאולי יש בו יותר ממה שחשבנו.
הגדרת החזון תשפיע, אולי יותר מכל דבר אחר, על הסיכוי להגיע אליו. הוא משמש כמצפן, נותן משמעות לדרך שנעבור, עוזר לנו לרתום שותפים לדרך, ומקל באופן משמעותי על הבחירה בין דרכים שונות או בין אפשרויות פעולה שונות.
חשובות לא פחות מהחזון הן "מטרות על", מטרות מרכזיות שאותן צריך לממש בדרך להגשמת החזון. גם כאן לא מדובר על הגדרה בפרטי פרטים, מטרות העל אינן מטרות שאפשר להשיג בטווח הקצר, אבל הן מדגימות את ההישגים שנרצה להשיג בטווח הארוך, ונותנות כיוון פעולה.
לדוגמא, לארגון בתחום ההשכלה, שהחזון שלו הוא שיפור איכות החינוך, מטרות העל יהיו למשל: שילוב כלים טכנולוגיים מתקדמים בהוראה, שיפור התנאים הפיזיים במתקני הלימוד, התאמת תוכניות הלימוד לעולם העבודה החדש.
ההגדרה של שני אלה, אם מתבצעת היטב, צריכה להתבצע פעם אחת בלבד, והסיכוי שיהיה צורך לשנות אותם נמוך מאוד. זאת עדיין לא תוכנית מפורטת, יש בה עדיין הרבה אי וודאות, אבל כבר יש כיוון ומסגרת.
לתוכנית עבודה שנבנית "מלמטה", תכנון של שלבי עבודה במטרה להגיע ליעד, מבלי להגדיר חזון ומטרות על, יש סיכוי גבוה להיות מושפעת משינויים, כשכל שינוי כזה יגרום לטלטלה ולתחושה של חוסר כיוון. כשהתוכנית נבנית מלמעלה, ומתחילה עם הגדרת חזון ומטרות על, שינויים בתוכנית העבודה אמנם יהיו מורגשים, אבל כנראה שיהיה קל יותר להתמודד איתם.
לאחר שהגדרנו את החזון ואת מטרות העל, יתר התכנון יכול להתבצע בטווחים קצרים יותר, ואם צריך, חלקו יכול להתבצע גם תוך כדי העבודה השוטפת, כדי לאפשר התאמה לתנאי המציאות המשתנה.
איך לעשות את זה? הרי עדיין צריך להוכיח עמידה ביעדים והצלחות בשטח. הגדרה של חזון ומטרות על לא נותנת מענה להתקדמות היומיומית. ממשיכים לשלב הבא וגוזרים מתוך מטרות העל שלנו מטרות לשנה הקרובה, ואפילו יעדים, מדדים ותשומות, ומתחילים להתקדם בהתאם לתוכנית.
מבלי להפחית כלל בחשיבות של תוכנית העבודה, כל עוד החזון ומטרות העל לא משתנים, הדרך אליהם היא גמישה ויכולה להשתנות. ולכן, אם התנאים משתנים, משנים את התוכנית בהתאם, באותו אופן שבו אפשר לבחור מסלול וקצב הליכה.
אז אם צריך לשנות את התוכנית– עושים את זה ומתאימים אותה למצב החדש. לפעמים יש זמן לתכנן, לפעמים צריך לעשות את זה מהר ותוך כדי תנועה. העיקר תמיד לשתף את העובדים, ולשמור על שקיפות כלפי שותפים חיצוניים.
תוכנית העבודה היא כלי, חשוב והכרחי, אבל הוא כלי שמסייע לנו להגיע למטרה. וחשוב לזכור שאין רק דרך אחת להגיע למטרה. יש הרבה דרכים והרבה אפשרויות, ולכן אם המציאות מחייבת אותנו לשנות מסלול, צריך לבחור את המסלול האפשרי באותה נקודת זמן.
כל עוד החזון ומטרות העל לא משתנים, אפשר פשוט לאזור אומץ ולהמשיך ללכת. להמשיך להתקדם אל עבר היעד.
תכנים נוספים
